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XX公司材料采购管理制度及流程
一、总则
1.目的与宗旨
??①核心目标：提升采购活动的效率与效能，有效控制和降低采购成本，同时确保采购材料的质量符合本公司运营及各类项目需求的标准，为公司的持续发展提供物质基础。
??②支持运营：强调该制度服务于公司整体运营战略，通过精细化管理保障供应链的稳定与高效，助力公司达成短期及长期目标。
??③促进创新：鼓励在采购过程中融入创新思维，探索新技术、新材料的应用，推动企业技术创新与升级。
2.基本原则
??①三公原则：坚持“公平、公正、公开”的原则，确保采购过程透明，所有参与者机会均等，决策基于客观标准，防止偏见与不正当竞争。
??②利益保护：在采购活动中，始终以维护公司经济利益最大化为前提，避免资源浪费，防范采购风险。
??③市场竞争：促进供应商之间的良性竞争，通过市场机制优化资源配置，激励供应商提升服务质量与产品品质。
二、应用范围
1.物料种类
?①原料：用于产品制造的基本材料，例如金属、化工材料、电子元件等。
?②辅料：生产过程中不可或缺的非直接产品材料，例如包装材料、维护用品等。
?③办公物资：日常办公所需的物品，包括文具、办公耗材、办公家具等。
?④设备购置：生产与办公所需的各类机械、IT设备及其零部件的购买。
?⑤服务采购：包含但不限于物流、外包、专业咨询等无形采购需求。
2.部门范围
?①全面适用：本政策适用于公司总部及所有分支机构中与采购材料相关的业务部门，不论其规模或职能。
?②跨部门协调：促进并规范不同部门间的交流与合作，以确保采购需求的有效传递与迅速反馈。
3.特殊情况处理
?①紧急采购：面对突发事件或紧急项目需求，建立快速反应机制，简化审批流程，确保及时性，同时适度放宽标准采购流程，但必须保证采购合理性及必要性，并在事后补办相关手续。
??②小额零散采购：对金额小、频率高的零散采购，设立特定门槛，低于此标准的采购可采用便捷流程，例如部门负责人授权，但仍需记录并存档，定期汇总审查，以维持透明度和控制成本。
三、部门职责权限
以下是各部门的具体职责概述：
采购部
①采购计划制定：根据公司年度经营计划和各部门的采购需求预测，综合市场趋势分析，制定科学合理的年度、季度乃至月度采购计划，确保物料供应与生产需求相匹配。
供应商管理：
①选择与评估：建立并维护供应商数据库，采用多维度评估体系，定期进行供应商评审，优选信誉良好、性价比高的合作伙伴。
?②合同谈判：与选定供应商就采购条款进行细致谈判，确保合同内容公平合理，保护公司利益。
③采购执行与跟踪：下达采购订单，监督供应商的生产进度和发货安排，解决执行过程中的问题，确保按时到货。实施采购活动的全程跟踪，包括物流跟踪、发票校验等，直至物资入库或服务交付完成。
财务部
①预算管理：审核采购部门提交的年度采购预算，确保预算的合理性和可行性，平衡成本控制与业务需求。
②资金调度：根据批准的采购预算，合理安排资金支付计划，确保采购资金的充足和适时释放。
③付款审核：对采购单据进行财务审核，确保交易的真实性和合规性，执行款项支付。
④风险控制：监控采购活动中的财务风险，制定相应的风险管理策略，保障公司资产安全。
质量管理部门
①供应商资质审核：参与供应商选择过程，审核供应商的质量管理体系认证、过往质量记录等，确保合作供应商具备稳定的质量保障能力。
②质量检验：制定详细的检验标准和流程，对到货物资进行全面或抽样检验，确保材料符合预定的质量标准。
③不合格品处理：对检验不合格的物料，启动退换货流程，与供应商协调解决方案，记录不合格情况并追踪改进措施的落实，避免类似问题再次发生。
使用部门
①需求提出：根据实际运营或项目需要，向采购部门提出具体的物资或服务需求，明确规格、数量、预期到货时间等信息。
②技术规格确认：参与技术规格的制定与审核，确保采购物资的技术要求与实际应用相匹配，提升采购的精准度。
③验收与反馈：接收物资后进行初步验收，确认数量、外观及基本功能是否符合要求。在物资使用过程中，收集使用反馈，及时向采购部门及质量管理部门报告问题，为后续采购决策提供依据。
职责权限简化表
顺序
阶段
主要活动
负责部门
1
需求识别
提出采购申请。
使用部门
2
需求分析与计划
汇总分析需求，制定采购计划。
采购部
3
供应商管理
筛选与评估供应商。
采购部、质量管理部门
4
询价与比选
发布询价书，收集评估报价。
采购部
5
合同签订
条款审查与谈判，法律合规确认。
采购部、法律部门
6
订单执行
下达订单，跟踪进度。
采购部
7
物资验收
按照标准验收物资。
使用部门、质量管理部门
8
付款处理
审核发票，按约付款。
财务部
9
采购后评估
采购效果评估，供应商反馈。
采购部、使用部门
四、采购准则
（一）成本效益准则
1.市场研究
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