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物资采购管理步骤
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1、目标
为加强酒店采购管理,能够适时、适量、适价提供各项采购物品,以确保酒店
正常运行。
2、范围:
凡本酒店各部门为确保酒店正常运转所需各类物资采购及外加工。
3、权责:
3.1各使用部门:提出正当申购;
3.2采购部门:正常采购实施和管理;
3.3主管部门:审核采购需求,监督管理采购行为;
3.4合约审查部门:副总以上人员核准。
4、定义:
4.1协议:为确保供需双方进行正常交易而签署含有法律效力文件。
4.2物资:酒店各部门为确保正常运转而所必需全部物料、食品。
5、作业步骤图(见附图)
6、作业内容:
6.1申购;
6.1.1计划申购:
6.1.1.1各仓库管辖品种范围,应以最高库存量和最低库存量为
标准,物料申购由相关使用管理部门负责在每个月25日前报出
下月申购计划,食品申购则由食品仓库以采购周期及库存
量提出立即申购。
6.1.1.2各部门所需领用常备品种以外物资,应在每个月20日前
编制领用计划,报酒店财务部,由酒店财务部统一编制申购
计划报采购部。
6.1.1.3直拨厨房、餐厅使用鲜活原料,由各餐厅经理和各厨房
厨师长助理以上管理人员开“申购单”报食品原料仓库。
6.1.2非计划申购:
6.1.2.1凡预先未作计划,且又超出仓库常备物品范围,按非计
划性申购程序申报。
6.1.2.2凡零星、急用、特殊性、偶发性急需物品,由驻店经理
审定安排临时申购,购置后再补办申购手续,急需食品原
料,可由厨师长审定办理临时性申购和特殊申购。
6.1.3申购程序:
6.1.3.1物料:财务部每个月25日送达申购计划,必需标明:品种、
规格、计量单位、数量、单价、金额、预定入库日期,各部门
临时申购单类似,但须经部门经理、财务经理、采购经理合签、
仓库主管审核。
6.1.3.2食品:隔天预订直拔厨房食品原料,必需在前一天下午20:
30前将由厨师长助理以上管理人员签署“食品原料进货申请
单”交到采购部食品仓库。申请单必面具体标明品名、规格、
数量。属仓库范围,其申购由仓库领班开列一式三联“食品原
料申购单”经部门经理签署后进行申购。
6.1.4需对外发包工程,则由采购部会同工程部一起协调,工程部确定具
体方案要求,采购部询价发包,验收时则需工程部和仓库会同进行。
6.1.5设备维修类,标准上联络原供给厂家要求负责维修,若已过保修期,
自己能修则由采购部购置零件,工程部维修;不能修由采购部另
找厂商维修。
6.2审核:
6.2.1计划性申购依据仓库实际存货情况由仓管员提出,经仓库主管、财务
经理签字方能生效;
6.2.2属于非计划性采购或临时采购,须经部门经理、财务经理、采购经理
合签审核;
6.2.3采购部门收讫申购计划后,应按相关内容进行分类,着手组织落实货
源同时立即向使用部门确定有没有购置必需,并将相关落实情况立即反
馈相关部门。
6.3协商、洽谈,供给商寻求及定价作业。
6.3.1采购员依据所需采购物品,在合格供给商名册中找三家厂家进行询价、
比价、议价作业(若名册中无,另按合格供给商管理程序方法找);
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