物业公司行政部的管理制度样本.doc

物业企业行政部管理

一、着装和佩戴工作牌要求

1、企业各部门人员及管理处管理员以上人员，上班不准穿牛仔裤、短裤、背心、超短裙及无领T恤。

2、全体职员上班时必需在左胸前佩戴好有效上岗证，不得将工作牌放在口袋内或随意改变3佩戴部位。

3、工作牌丢失、污损应立即报失，更换补发。凡不缴交工作押金职员一律缴交工作牌押金50元。

4、管理人员、水电工进企业满三个月后，领取工作服；保安、清洁工进入企业后，必需领取工作服（夏装二套、冬装二套），每套服装使用期为2年。

5、管理人员及太平洋管理处保安员，冬、夏服装使用期限为3年。

6、管理处职员解聘时必需办理好工具交接、服装管理手续后实施有效证实方能到企业人事部办理辞工手续。

二、印章管理制度

印章是企业或部门权力象征，应该严格管理：

1、??全部印章要由专员保管。

2、??加盖企业印章，须经过总经理同意。

3、??加盖部门及管理处印章，须经过部门及管理处关键责任人同意。

4、??加盖企业财务专用章或管理处财务专用章须经企业财务总监签字同意。

5、??印章刻制、更换一律由企业办公室统计一办理，报相关部门同意后方可刻制。

6、??废弃印章由办公室统一收回保留。

7、??由申报单位对外签署协议及用文加盖企业印章，需登记好内容。

三、归档、文件管理制度

1、??通常反应企业企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，含有查考利用价值文件资料均属归档范围。

2、??凡属归档范围文件资料，均由企业集中统一管理，任何个人不得私自留存。

3、??归档文件资料，标准上必需是原件，原件用于报批不能归档或下属企业须保留，保留人必需到办公室登记，办公室保留复印件。

4、??凡企业业务活动中收到文件、函件承接后均要立即归档；以企业名义发出文件、函件要留底稿及正文备查。

5、??业务活动中相关请示汇报及企业领导批复，属付款性质由财务部保留原件；属人事问题，由人事部保留原件；其它关键汇报，在企业资料归档范围或工程资料归档范围内，连同相关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外请示汇报由各部门自行保管。

6、??由企业对外签署经济协议，均保留两份原件，办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保留原件，办公室保留复印件并注明原件存放处。

7、??企业收文、发文等文书资料在办公室归档。

8、??凡上级和外单位发来文件、信函、电报、内刊等由企业办公室签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单，送办公室主任审阅后，再送企业领导批阅。

9、??经企业领导批阅文件，办公室要立即收回，按指示快速正确地送阅和传输。

10、各部门、管理处接文件后，要当日阅办，并依据领导指示及文件要求，主动办理。属于各部门、管理处联合承接，主办部门要主动做好协同工作，协办部门、管理处要主动配合。

11、办公室对发送文件、信函、电报全部要随时查询催办，预防办文拖期。

12、各部门、管理处于文件承接后，要将办理结果写在文件处理栏内，签署承接结果、承接人姓名、时间或字号，将文件退交企业办公室，立卷、归档。

13、上级下达业务性文件，承接单位办完后，需要留存，企业办公室主任签批后能够复印留用。

14、各部门、管理处收到上级主管部门直接下达文件或外出参与相关会议收到会议文件，均需交企业办公室统一登记，并按文件处理程序阅办。

四、档案保管、档案借阅制度

1、??企业办公室应有存放档案专门库房，各下属企业应依据保留档案数量，设置存放档案库房、箱柜，并含有防火、防潮、防虫等安全条件。

2、??归档资料要进行登记，编制全行目录。

3、??科学地编制分类法，依据分类法，编制分类目录；依据需要编制专题目录，完善检索工具方便提供利用。

4、??档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。

5、??库存档案必需图物相符，帐物相符。

6、??档案管理人员要熟悉所负责档案资料，了解利用者需求，掌握利用规律。

7、??依据相关要求及企业实际情况，确定档案保管期限，每十二个月年底据此进行整理、剔除。

8、??经判定需销毁档案，由档案室编造销毁清册，经企业领导及相关人员会审同意后销毁。销毁档案清单由档案员永久保留。

9、??严格遵守档案安全必威体育官网网址制度，做好档案流失防护工作。

10、凡企业工作人员调离岗位前必需做出好资料移交工作，方可办理调动手续。

11、档案属于企业机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经企业领导同意不得借阅。

12、借阅部门保管档案、材料，须经档案所属部门责任人同意。借阅档案材料，属借阅部门经办，由部门责任人同意；借阅非本部门经办档案、材料须经办公室主任同意。阅档必需在办公室指定地方，不得携带外出。需要借出档案须经办公室主任同意。

13、借阅档案，必需推行登记、签收手续。

14、借出档案材