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企业档案管理制度

企业档案管理制度1

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及必威体育官网网址

性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特订立本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部

的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管

理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做

好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督

和引导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略进展、生产经营、企业管理及工程建设等

活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个

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人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能归

档或相关部门保存的，综合部保管复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要适时归档；

以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保管原件；

属于人事方面的资料，由人力资源部保管原件；属于工程建设方面

的，由规划建设部保管原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综

合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保存三份原件，综合管理部

保管一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保管一份。特别情

况只有一份原件时，由综合部保管原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移

交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外

的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应依据保管

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档案数量，设置存放档案的`箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全

条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类目

录；依据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存

放科学。

5、库存档案必需图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要谙习所管理的档案资料，了解利用者的需求，

把握利用规律。

7、依据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年

终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司

领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保

管。

9、严格遵守档案安全必威体育官网网址制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可

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办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员

未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在

办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保

管部门负责人批准。

3、借阅档案，必需履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必需时可以续借。过期

由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷

号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必需妥当保管档案资料，不得任意转借或复

印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，

追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要适时追查，并报告主

管部门适时处理。

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8、紧要档案、机密档案不得借阅，必需借阅的要经分管副总经

理