公务接待手册.pdf

公务接待手册

一、总则

1、为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，

加强商务接待费用控制，特制订本手册。

2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作

人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。

3、本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、

检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。

二、管理职能

公关部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐

等均由公关部统一安排。

三、商务接待工作原则

1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及

面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配

合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。

2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规

范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反

对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。

3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待

标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由公关部负责人根据核定

的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加

预算，由管理中心另行审批。

四、接待职责分工

1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现

公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重

视且规范行为。

2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍

及招待服务等。分工如下：①公关部：提供一般接待良好环境的保障

及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。②前台秘书或总

裁秘书：负责来客引入及会议室的环境保持。③商务接待秘书：提供

信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。④商

务接口部门：负责接待洽谈并陪同始终。3、公关部主任对接待工作

负有全面责任。

五、商务接待标准

公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适

用不同标准。主要划分为4个级别：普通接待、中级接待、高级接待、

特殊接待。

1、普通接待

2、中级接待

3、高级接待

4、特殊接待

六、商务接待流程

1、商务接待的申请与审批①各部门实施商务接待前，应填写《商

务接待申请表》，经部门主管审核，主管副总裁审批后，报管理中心

商务接待秘书申请安排接待；②申请部门在《商务接待申请表》内应

明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相

关接待要求建议；③公司高层领导的`商务接待活动，由其助理、秘

书填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；④商务接待秘书接到

《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程

设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请

部门确认；⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准

进行审批，审批层级如下：

⑥准进行审批；⑦商务接待秘书将获批后的《接待行程安排表》

报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。2、商务接待

的实施①商务接待秘书依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接

待安排的责任人及物品Z办；②商务接待秘书将《接待行程安排表》

副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安

排时间；③商务接待秘书依据接待行程安排，协调接待负责人和公司

车辆或租用车辆的时间安排；④商务接待秘书依据接待行程安排，制

作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾；⑤接待负责人或

公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾

办理入住、结算手续；⑥如接待负责人无法陪同，可由商务接待秘书

或司机代为行使接待负责人职责；⑦接待负责人应严格执行接待行程

安排，保证各项接待活动的有序衔接；⑧公司领导与来宾合影后，由

商务接待秘书将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；

⑨来宾送行后，接待负责人应适时致电来宾，在致以问候的同时

了解来宾对公司各方面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及

时填写《商务接待总结报告》，以便公司进行改进。

3、商务接待行程的变更①商务接待过程，如来宾要求对行程安

排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应

及时将调整意见通知商务接待秘书；②商务接待秘书收到行程调整意

见后，应立即对《接待行程安排表》进行调整；③如行程调整仅限时

间安排调