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会议服务基本环节的操作细则

会议的种类很多，服务的环节要根据会议种类而确定。

1．会前准备工作

会前准备是工作中的重要环节，目的在于使会议服务人员做好充分的思想准备和

完善的物质准备。

（1）了解会议基本情况。服务员接到召开会议的通知单后，首先要掌握以下情

况：出席会议的人数；会议类型、名称；主办单位；会议日程安排；会议的宾主

身份；会议标准；会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。

（2）调配人员、分工负责。会前，主管人员或经理要向参加会议服务的所有人

员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。使所有服

务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准

备工作。

①服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议厅（室）的具体情况整体安排

会场布局。同时根据与会者的风俗习惯和特殊要求调整厅（室）内的各种装饰艺

术品、宣传用品，搞好会议厅（室）内外的清洁卫生。

②维修人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备。

冬夏季要调整好室温注意通风。

(3)准备会议需用物品。

①茶水具。

a.茶具要求:

第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。

第二，茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。

第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。还要准备适量备用杯。

b.水具要求:

第一，不用不保温的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个。

第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。

c.茶叶:

第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。

第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾客就坐后直接冲泡开水。

②签到桌及文具用品。

a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。

b.如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整齐地摆放在

会议桌上。

③水果饮料。根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑

选，事先洗净、装盘、摆放整齐。

各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。

2．会议服务程序

迎宾客，并为客人引路。

（1）宾客到来时，服务员要精神饱满、热情礼貌地站在会议厅（室）的入口处

迎接客人。配合会务组人员的工作，请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。然

后送上香巾、茶水。

（2）会议进行中间适时续水。服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。

（3）会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求。

（4）会议如设有主席台，应有专人负责主席台的服务。在主讲人发言时，服务

员要随时为其添茶续水送香巾等。

（5）会议结束时，服务员要及时提醒客人带好自己的东西。

3．会议结束

（1）宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾

客的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主。

（2）清理会场要不留死角，特别留意有无未熄灭的烟头，避免留下事故隐患。

（3）清扫卫生，桌椅归位，撤下会议所用之物，分类码放整齐。关闭电源、关

好门窗，再巡视一遍，确认无误后撤出锁门。

4．服务中的注意事项

（1）如宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需

要代办其他事务。

（2）会议进行中，如果有电话找人，服务员应问清被找人的单位、姓名，然后

很有礼貌地通知被找客人。如果不认识要找的人，应通过会务组人员去找。绝不

可以在会场高喊宾客姓名。

三、团体会议的接待

1．住前接待

（1）预订。旅店在办理会议订房时要问清会议种类、名称、总人数、用房间数、

接待标准、进离店日期、结账方式、所需会议服务要求、有无特殊需要等。并要

详细登记会议联系人的电话、姓名、地址等项事宜，以

（2）确认。在会议订会议设施和会议服务的具体要求。包括会议团体宾客名单、

会议安排、餐饮要求、有无少数民族宾客及客人回程的机、车、船票的时间和票

类要求等。

2．接待准备

总服务台将整理好的会议有关资料，包括会议种类、会议人数、日程安排、团体

宾客名单（性别、年龄）、会议服务要求等及时送交经理或主管。以便他们会同

有关部门制定接待方案。具体做法如下：

（1）落实接待部位和人员。楼层和客房要调整好班次，保证与会议进程同步的

适时服务、应急服务。

（2）后勤部要做好客房设备、设施的检修保养，并根据会议特殊需要进行调整

房确定之后，直到会议进住之前的这段时间内，可根据会议规模和要求与对方进

行联系，进一步确认对。

（3）供应部要做好所需物品和原材料准备。

（4）各接待部门均需按接