公司外来文件管理规定.docx

××公司外来文件治理规定

目的：

对外来文件进展识别，并掌握其分发，防止误用；

确保客户所供给的相关文档得到适当的治理，保存及必威体育官网网址。

规定适用的范围：

适用于本公司全部部门从外部获得的文件；

客户所供给的图纸标准、标准书、技术数据或国际标准等相关文件均属于“外来文件”的范畴之内。

外来文件治理的主要内容：

对本公司全部部门所猎取的外部文件进展识别、更等过程进展掌握。

定义：

外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。

外来文件的类别

与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推举性标准；

与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等；

顾客供给的与产品相关的技术、质量等标准及技术准则，如图纸、技术标准等；

相关质量治理体系标准，工具书等。

外来文件的治理规章

保存期限：外来文件永久保存，随时更；

编号规章：以外来文件名称为索引，不设内部编号；

使用方式：

直接引用〔如客户图纸〕；

转换引用〔如产品标准，接收准则等〕；

参考〔如工具书，体系标准〕。

职责归属

综合部是外来文件的归口治理部门，其他部门对外来文件进展识别后，交由综合部治理；

技术部统一负责对外来的技术标准进展识别；

品质部统一负责对外来的法规标准进展识别。

综合部对不属于7.2、7.3所规定的外来文件进展识别。

外来文件治理流程

外来文件的猎取：

公司各部门可能通过如下渠道猎取相关的外来文件：

国家、省、市政府及各相关职能部门；

各种会议、专业报刊、杂志、出版社；

互联网、。

各部门猎取的外来文件应准时进展筛选确认，并正确传递给相关治理部门及董事会。

公司所猎取到的外来文件，无论邮寄或均需先检查是否有缺页、模糊不清或破损状况发生，假设有则由接收部门与文件源联系，并要求重作业。

外来文件的识别：

文件接收者在接收到外来文件〔电子版/书面版〕后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进展识别评审，如技术标准、图纸等需提交技术部确认是否为

最版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。

技术部技术标准、图纸的识别：

但凡购置、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进展识别；

识别标识的有效性，应对标准的公布实施年份进展识别，是否是最的有效版本；

对标准中的条文进展识别，应识别哪些条款是适宜的。

品质部对法规标准的识别：

但凡国家公布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到品质部进展识别；

品质部对收集到的法规标准进展识别，识别其应实施的部门、范围。

综合部对政策文件等的识别：

但凡上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到综合部；

综合部对收集到的文件进展识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或治理者代表签批；

综合部依据总经理或治理者代表签批意见，分送到相关人员进展传阅。

外来文件的提交：

技术部、品质部对外来文件识别后，将适宜存档的外来文件正本及清单递送给综合部存档。综合部对外来文件识别后，将适宜存档的外来文件正本及清单与技术部、品质部递送的正本及清单统一存档。各部门提交文件的评审人员应在《外来文件清单》〔附件一〕上签字确认；

技术部、品质部及综合部对外来文件识别后，对认定为不适宜存档的外来文件，

由文件接收者或职责人员与文件来源处准时沟通，进一步确定文件的可执行性，如再次确认文件不适宜归档，应在综合部报备并在《外来文件销毁记录》〔附件二〕上签字在后销毁；

外来文件的转化：假设需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进展转化，转化时视紧急、难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交综合部。

外来文件的发放：对需分发的外来文件，由综合部报请治理者确定分发范围后发放。接收者与发放者需要在文件的发放与回收阶段在《文件发放、回收记录》〔附件三〕上签字确认。外来文件的发放应尽量供给文件副本。

外来文件的更：涉及到更的外来文件，在发放版本外来文件的同时，应准时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在名目和正文中加盖作废字样。

外来文件的查询：各部门可依据需要，可先到文件识别部门查询识别记录，然后到综合部查阅文件正本或副本。

外来文件的保存

使用部门须对外来文件作适当治理、保存、必威体育官网网址，并保持最版本。

文件如有损坏,遗失或不堪使用时，由使用部门视实际需要向综合部申请，由综合部向文件源申请补发。

外来文件版本变更依客户供给变更为准，ISO国际标准变更由综合部每六个月询问一次。

备注

未经许可，制止向外界泄漏外来文件，包括已归档、未归档及经识别确认无须归档的外来文件。

任何部门和个人均不得擅自复制外来文件。

附件一：外来文件清单

外来文件一览表

文件名称

文件名称

编号

文件来源