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公司档案管理制度及流程

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1、行政部:

(1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导各部门及时进行归档。

(2)建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况。

(3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料。

(4)负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全。

(5)提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。

(6)负责组织学习和培训档案管理办法。

2、其他各部门相关人员:

(1)负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部。

(2)向行政部移交合同或文件资料原件或复印件。

(3)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料;

4、各部门负责人

负责对部门档案管理进行督促检查。

五、公司文件材料归挡的基本要求

归档的文件资料必须完整、真实、准确。

一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件归档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。

(3)声像档案摄录必须详细记录事由、时间、一地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

(4)电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

(5)各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。

六、归档范围

(1)经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

(2)财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。(3)项目运行方面：涉及到的有关项目资料、工程图纸及编制的评价报告等。

(4)计划统计方面：有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

(5)行政工作方面：涉及到的印章使用、车辆使用、办公物品领用、仪器设备领用（归还）中形成的各种文件材料。

(6)宣传方面:有组织、宣传、通知、人事工作中的各种文件材料。

七、归档文件的等级划分及保管期限

文件等级

文件类型

保管期限

一级绝密文件

公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策、人事方面的各种文件，公司内部人员的任免、奖励、处分等文件材料，财务报表、账册、资产核算，与有关单位签订的合同，编制的评价报告等

永久

二级重要文件

会议记录、各种计划、统计报表和计划管理、统计分析，企划方面的宣传方案、形象展示等。

五年

三级普通文件

员工考勤，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，行政方面的费用申请，办公用品管理、采购，用车记录等。

三年

八、档案资料的归档时间

(1)即时归档

下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:

a)重要文件，如政府批文、核准文件、证照、资质证书等;

b)合同正本，签订合同后，应及时将合同原件及资料移交清单交由行政部归档，行政部每月底对前一个月的合同进行整理，对归档不及时的合同，督促市场部人员;

c)公司领导任免的文件材料以及员工人事档案、职工奖励、处分、考核的文件材料;

d)其他认为需要即时归档的资料。

(2)定期归档

行政部门应在每月2号前整理归档上一个月形成的资料，如烟酒统计表、车辆使用记录、办公用品领用记录、仪器设备领用（归还）记录等。如遇节假日则相应的往后顺延。

b)项目负责人应在出版报告后2周内完成归档，归档时应填写《报告移交清单表》。12月完成项目必须在12月31日前完成归档，项目出版后可当月提成。归档超期一次扣款50元，超期后每增加一周多扣款一次50元。如遇特殊情况，可酌情处理。报告归档时应一并提供网上信息公开表，由行政部人员在官网上进行公示。

(3)电子声像档案的归档

a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成

十、合同、档案编号

(1)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

(2)档案分类