高效会议管理技巧.ppt

4种群体决策+权威决策+共识决策+无异议决策+少数服从多数决策第28页,共50页，星期六，2024年，5月第五篇主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧第29页,共50页，星期六，2024年，5月倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。——先听听别人完整的故事…………点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录倾听的技巧第30页,共50页，星期六，2024年，5月倾听的误区别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰第31页,共50页，星期六，2024年，5月表达感受的两句话ONE：我也有过相同的经历TWO：如果我是你，我跟你感觉一样第32页,共50页，星期六，2024年，5月第六篇如何对待会议中的意外情况1、与“cicada蝉”相遇2、与“shark鲨鱼”相遇3、与“donkey驴”相遇4、遭遇“rabbittracking兔子般追踪”5、与“crab螃蟹（跑题者）”相遇第33页,共50页，星期六，2024年，5月4.拒绝倾听别人的主要观点3.讲的太模糊，没有具体事例2.讲了很长才进入主题）1.讲故事（和讨论的主题无关）可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束与“cicada蝉”相遇对于“cicada蝉”解决办法第34页,共50页，星期六，2024年，5月非语言性打断重申会议规范反问法与“shark鲨鱼”相遇对于“shark鲨鱼”解决办法1、有攻击别人的倾向2、总是给予消极的、否定的意见第35页,共50页，星期六，2024年，5月点名发言重复问题突出他的贡献与“donkey驴”相遇对于“donkey驴”解决办法过于敏感防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问题第36页,共50页，星期六，2024年，5月1.肯定他的贡献2.重申可以试用现在的程序遭遇“rabbittracking兔子般追踪”对于“rabbittracking兔子解决办法质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议第37页,共50页，星期六，2024年，5月强调时间压力重申会议规范带入别人短暂沉默与“crab螃蟹（跑题者）”相遇对于“crab螃蟹（跑题者）”解决办法开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等第38页,共50页，星期六，2024年，5月第七篇主持人与参会者的守则与责任主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突第39页,共50页，星期六，2024年，5月营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度1、主持人的守则与责任听完陈述后，就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执时，表达不愉快的情绪2、主持人作为矛盾调停者的失败表现第40页,共50页，星期六，2024年，5月会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结3、参会者的守则和责任第41页,共50页，星期六，2024年，5月第八篇会议记录会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议第42页,共50页，星期六，2024年，5月仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强1、会议记录者的功能2、会议记录者的才能第43页,共50页，星期六，2024年，5月重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者3、会议记录的10大建议第44页,共50页，星期六，