EXCEL-WORD-轻松自制随机出卷系统 .pdf

EXCEL-WORD-轻松自制随机出卷

系统

LT

二、用Word设计试卷

接下来要做的就是把提取出来的题目排版生成一张可以直接打印出来使用的试

卷。这个可以通过Word的邮件合并功能自动完成。

打开Word2010，切换到“邮件”选项卡，单击“选择收件人”选择“使用现有

列表”，选择打开前面保存的“出卷系统.xlsx”。在弹出的“选择表格”窗口

中√选“数据首行包含列标题”选项，选择“出卷$”，确定完成设置。接着单

击“插入合并域”在弹出窗口中双击选择插入“题目”，再单击“规则”选择

“下一记录”。然后选中插入的“《题目》《下一记录》”进行复制。再连续

按CtrlV键粘贴出150行“《题目》《下一记录》”。现在单击“查看合并数

据”就可以看到所有试题了。当然实际上出卷工作表中的题目肯定没有150题，

后面没题目的记录，其合并域会自动消失，包括域后面的回车也会一起消失哦。

试卷题目准备好了，再来设置一下首行缩进、添加密封线内容、设置纸张大小

方向和分栏等格式。这些试卷的设置已有不少相关介绍，相信大家都比较清楚，

限于篇幅就不细说了，最后效果如图。设置好后把文件保存为“试卷.docx”

我们还要再另建一个Word文档用来显示所有试题的标准答案，操作和“试

卷.docx”差不多。单击“邮件”选项卡的“选择收件人”选择“使用现有列表”，

打开“出卷系统.xlsx”的“出卷$”工作表；单击“插入合并域”选择插入《答

案》，并插入“条件”的《下一记录》；复制粘贴出150行；单击“查看合并

数据”以显示所有答案，然后保存为“答案.docx”。

三、随机出卷系统的维护与使用

OK，到此我们的随机出题系统设计已经大功告成了，这设置还是蛮简单的吧。

接下来，你只要把题目逐一录入题库中就可以随机抽题出卷了。

1.题目录入

题目录入比较简单，打开“出卷系统.xlsx”，直接在填空题、选择题、问答题

题库工作表的C：E列输入即可。不过考虑到最终生成试卷的效果，在题目输入

时有一些要求需要注意一下：

(1)填空题中留待填写的填空区域要通过插入中文下划线实现。不能插入空格

再设置下划线格式，否则在Word中生成试卷后你还得再逐一设置下划线。在中

文输入法界面上右击那个键盘图标，选择“特殊符号”以显示软键盘，单击软

键盘N键或直接按键盘N键即可插入中文下划线“＿”，按Esc关闭软键盘。

(2)选择题中你需要按Alt回车键换行，再插入空格调整各选项位置。建议先

在B2单元格中输入一个空行以及A、B、C、D选项并用空格定位好，拖动填充

柄把这个单元格复制到下面各单元格中，再逐一输入题目和选项内容，这样会

比较方便输入。只要不输入所属单元那些空行就不会参与选题出卷。此外，最

好先适当调整C列列宽让各行显示的字数正好与Word试卷中的单行字数一致，

以便准确调整选项位置。

(3)问答题下留待填写的空行，同样可以按Alt回车键在单元格中换行增加。

但要注意的是每一个空行中至少要输入一个空格，否则在Word中会只剩下一个

空行。建议先在B2单元格中输入一些含空格的空行，再把B2向下复制到各单

元格中，然后再逐一输入题目。当然你也可以只输入题目，等最终生成试卷后

再在试卷中题目下添加空行，这个就看个人习惯了。

(4)增加题目可以在题库后追加输入，或选中已有题目行进行复制，右击选择

“插入复制行”后再修改成新题目。删除题目可直接删除行，不过对于只是暂

时不用的题目可以不必整行删除，你只要把该题“所属单元”的数字删除就可

以让它不参与出题，下次需要时再重新输入“所属单元”数字即可恢复。

如果现成的题目保存在一般文档中，或者是从网上下载的文本，可考虑先在Word

中用查找替换功能将空格、制表位等先批量替换成合适的下划线、空格，然后

将文本转换成表格后再复制到Excel中。不过对于选择题这类存在多个分段的

题目，即使转成表格也不能批量复制，只能逐题复制粘贴了。

2.随机抽题出卷

随机出卷操作比较简单，先打开“出卷系统.xlsx”的“出卷”工作表，输入各

种题目的题数、分数、考试范围，即可自动生成一组试题。如果不满意你可以

随时按F9刷新以得到不同的随机试题，然后保存文档退出Excel2010。打开“试

卷.docx”文档，当提示是否将数据放入文档时，单击“是”，打开文档就可以

直接看到试卷了。如果不需要保存，你可以直接修改打印出来。若需要保存则

需要单击“邮件”选项卡中的“完成并合并”选择“编辑单个文档”，在弹出

窗口中单击“确定