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档案整顿工作流程

纸质档案整顿

一：将档案室档案柜按部门、年份、大类、一级类目等规划出来一定区域，档案柜上贴出标签，整顿出来档案放入划分好区域。

二：整顿既有档案，部门顺序为人力资源部、工作联系部、公司发展部、审计监察部、董事会秘书处、公会党群、农业公司、科技公司、车队、财务、市场营销中心、工程经营发展部、机电物资部、各项目部。

三：对档案进行重要性评估，有价值档案拟定其保管年限，进行收档。无价值档案由其本来部门自行解决。重要性评估依照《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》中公司档案目录表来拟定。

四：将整顿出来有价值文献进行分类、编目，编目原则详见《四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办法》，分类方案见后文。

五：收入档案盒（袋）中文献需要有文献名称清单，此清单由各部门整顿，由档案管理员核对。无误后双方在清单上签字。将电子清单存档，用于后期管理中查找纸质档案。

电子档案整顿

一：同纸质档案同样，一方面拟定电子档案重要性，拟定其保存年限，以及使用频率，依照其使用频率拟定其需要配套载体，分磁盘，硬盘，光盘等。使用频率高使用硬盘存储。与纸质档案配套电子档案归档时使用光盘，并依照文献大小拟定存储光盘内存大小，刻录之之后与纸质档案存储于一处。别的单独电子档案则单独保存，同样进行编号，以便后期查找。

档案管理流程：

环节

工作内容

时限

联系人

完毕标志

备注

一：档案提交

提交关于所有该入档材料，该提交档案祥见档案管理办法及四个档案管理细则；

档案形成后一周内

各部门档案兼职工

资料完整

二：资料审核

检查资料与否完整，基本资料齐全；

打印档案资料交接表，无误后双方签字；

接受资料两天内

各部门档案兼职工及档案管理员

审核无误

双方签字

三：制作电子档案

将已提交档案按规定制作电子档案；

接受档案两天内

档案管理员

电子档案制作完毕

四：编写档案编号

电子档案制作完毕后，按规定对纸质档案进行编号存档；

电子档案制作完毕后一天内

档案管理员

归档完毕

五：档案查询

关于部门需要借阅人事档案时需要经领导批准，做好借阅记录，并依照状况拟定借阅时间；

档案管理员

借阅档案重新归档

六：档案销毁

有关部门依照公司档案管理办法提出销毁申请，按规定进行销毁；

提出销毁意见两天内

档案管理员及监督员

档案销毁完毕

档案管理流程图如下：

文书档案管理流程图：

图1：文书档案管理流程图

生产技术档案管理流程图：

图2：生产技术档案管理流程图

人事档案管理流程图：

图3：人事档案管理流程图

财务会计档案管理流程图：

图4：财务会计档案管理流程图

拟定档案分类方案：

?分类是档案整顿工作中必不可少基本环节。依照公司实际状况，设立如下分类方案。

人力资源部……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

人力资源部……人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

人力资源部……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

人力资源部……人事档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

工作联系部……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

工作联系部……特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

工作联系部……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

工作联系部……特殊载体档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

公司发展部……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

公司发展部……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

审计监察部……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

审计监察部……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

董事会秘书处……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

董事会秘书处……生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

董事会秘书处……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

董事会秘书处……生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

公会党群……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

公会党群……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

农业公司……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

农业公司……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

科技公司……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

科技公司……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

车队……生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

车队……生产技术档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

财务部……文书档案…一级类目…二级类目…永久…30年…

财务部……会计档案…一级类目