标杆企业工程项目合同履约检查作业指引.docx

标杆企业工程项目合同履约检查作业指引

目的

规范集团公司及各下属地产公司合同管理，减少错误成本，确保公司的利益，防范和控制合同履约风险。

适用范围

适用于集团及下属地产公司工程项目合同履约检查管理工作。

术语与定义

工程项目合同：指项目工程实施过程中，签订的咨询服务、工程施工、设备材料等方面的采购合同，包括但不限于设计、施工监理、造价咨询、策划、营销代理、物业管理委托；建筑、安装施工；电梯、空调、石材、洁具等方面的采购合同。

流程图

工作流程

职责

合同除综合归口管理部门外，合同履约实施过程根据授权由合同负责人、合同责任部门和专业分管部门负责。

集团各专业分管部门代表集团进行合同全面监督管理，各专业分管部门须严格按照授权文件要求对从合同履约过程中的监督、控制直至终止完成负责。

合同负责人负责协调与组织合同的履约实施以及过程监督，负责合同动态信息的及时归集，负责合同“实际+预测”的统计分析，负责合同执行中的成本超支报警。

合同责任部门负责本部门合同台帐的登记，合同动态信息的归集，负责本部门合同履行情况的月度统计分析，负责将合同签约信息及台帐动态信息向集团各专业管理部门备案。

地区成本部负责工程合同经济条款执行的过程监督，负责工程合同签订和合同履行情况的月度统计分析及合同执行中的成本超支报警，并报集团公司成本中心。

集团成本中心负责对授权范围内集团所有合同签约及动态信息的管理、分析；负责定期组织合同履约评估，根据评估报告，优化与修订完善合同范本。

集团法务部【合同履行监督制度】负责合同履行的监督检查工作。

工作程序

合同履约过程控制管理

合同执行漏洞检查工作

合同负责人在合同开始执行后，应当基于建设性和双赢的态度，必须随时进行合同执行漏洞的检查工作：

及时寻找和发现我方在执行中的漏洞、失误，以保证自己不违约；

在发出有关施工的指令、作出决策时进行合同责任检查；

及时掌握与跟踪合同履约情况，分析对方在执行中可能出现的漏洞、失误，并提出警告或索赔要求，以防止对方违约；

根据施工状况，寻找各个相关合同的协调漏洞，防止违约事件的产生。

合同执行控制，合同负责人在合同执行中的控制工作内容：

为项目领导、相关人员提供合同执行情况的沟通、解释、说明、报告；

协助项目领导正确行使合同权力；

对项目的各个合同进行协调；

管理合同执行的所有文件，完成合同台帐的填写工作；

对合同实施过程进行监督，保证与了解相关合同方面的工作满足要求；

协调合同的有关争执行为（合同之间和合同内部各个界面接口）；

充分利用合同赋予我方的权力，处理合同事务；

参加合同的索赔和反索赔事务。

各相关专业管理部门负责对合同履行情况的测算、分析和动态管理；

集团成本管理部负责对集团授权范围内所有合同动态信息进行管理、分析；

合同负责人、各业务部门、成本部对预计将发生的合同成本超支事件事前报告，作出相关细项调整申请。地区公司总经理审核后报集团成本中心和相关领导审批。

集团成本中心组织相关部门对供方的合同履行情况进行评估，为供应商管理提供支持和依据。

合同数据登录管理

合同数据登录表由合同管理负责人，在合同签订后10日内依照合同管理的实际需要，进行基础数据的填写。这些数据应是合同中规定的甲、乙双方须承担重大责任并有确定数额或指标的数据，报集团对口专业分管部门和集团成本管理中心备案；

合同负责人要定期进行合同“实际+预算”的统计分析，填报《动态月报套表》等相关报表，并定期与集团对口专业分管部门进行数据核实后，抄送集团成本管理中心备案，参【动态成本管理作业指引】。

合同管理负责人应定期安排（工程合同可按工程进度阶段自己确定，一般以基础、地下室、结构、封顶、分部工程验收等里程碑节点划分）进行主要数据的检查，并将主要变异情况登录，一旦发现违约事件，应及时提出处理建议或措施，报告主管领导。

各相关专业管理部门编制合同管理台帐并进行统计分析，编报【合同履行跟进表】，并将其送达集团法务部备案；

合同执行评价

合同执行评价

为提高集团合同管理的水平，集团成本管理部牵头组织，视具体情况，有选择地对各地区公司合同执行进行总结评价。合同执行总结评估必须包括：对合同签订情况总结，对合同执行关键控制点描述与分析，对合同对方的评价，合同签订前预测与合同实际执行情况的对比分析，对合同主要条款的分析。参与合同执行评价的人员有：地区公司成本部、合同责任部门及责任人、集团成本管理部及相关专业管理部门。在需要和条件具备时，可以采取组织各地区公司间的互评共组，以便提高各地区公司的管理水平。

评估结束后，集团将出具评估报告，并给出统一的评价或评比。地区公司合同负责人须将完成评估的【合同执行完毕总结表】报集团，经集团各业务中心签署意见后，由集团公司成本管理中心录入合同履行情况数据库。

支持性文件

【动态成本管理作业指引】