外贸单证的详尽流程.doc

外贸单证的详尽流程：

1．客户询盘：客户询问相关产品价格。

2．报价：回复客人查询，确定货物品名，型号，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PeroformaInvoice给客户做正式报价。

3．确认订单：经过洽谈，收到客户正式的订单并确认合同或P/I。如果是T/T付款，需预收30%订金。

4.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

4.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

5．安排生产订单：收到客户的30%订金后，给工厂下订单，安排生产计划。具体细节需与工厂沟通，和客户确认。客户确认一切生产细节后才能正式大量生产（例如LOGO，包装，条形码，外箱等等）。注意交货时间。

6．验货：

6.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

6.2：如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

6.3：如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

7．商检安排：如正常报关出口，在发货一周之前安排商检以便到时货物报关通关。

8．订舱：

8.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。让客户通知货代或船公司联系方式，尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（BOOKINGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

8.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并通知客户，客户确认运费后才可以安排订舱。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

8.4．向运输公司订舱时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

9．安排拖柜：截关两天前

9.1．货物做好并验货通过（如有验货要求）后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

9.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

9.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

10．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

11．获得运输文件：

11.1．装柜后，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

11.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

11.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

12．准备其他文件：

12.1．商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。12.2．FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

12.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆