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常见公文写作规范

一、公文的定义及种类

1.公文定义。公文是公务文书的简称。公文是具有特定效力

和规范体式的文书，是传达方针政策，公布法规和规章，指导、

布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的

重要工具。

2.公文种类。为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用

途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解，以便利于

正确有效地形成和办理公文，客观上需要人们对常用的每一种公

文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种

称谓叫文种。党政机关法定的公文有15个文种：决议、决定、

命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批

复、议案、函、纪要。

3.常见文种。通知、意见（如：县教育局下发的文件）；报告、

请示、计划、总结、简报、方案等（学校向教育局报送的材料）。

4.公文特点。公文的格式、种类、行文规则、办理等都是全

国统一的，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的新的

国家规范《党政机关公文格式》执行。无论从事专业工作，还是

从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，

以协调各种关系，使工作正确高效地进行。

二、公文格式（适用于学校报送的计划、总结、简报、方案、

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请示、报告等）

公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构

成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到

公文效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。

（一）公文用纸及版面要求

1.公文用纸。指的公文用纸的幅面尺寸，一般采用A4型纸，

即297mm×210mm。

2.页面。上3.7cm,下3.5cm.左2.8cm,右2.6cm。文字资料一

律纵向横排，每页22行，每行28个字，段落设置为固定值28

磅。

3.页码。插入页码时设置为：位置：页面底端;对齐方式：外

侧；格式：数字左右各有一条一字线；选择4号宋体。这样设置

的页码单页码居右，双页码居左，适合双面打印和左侧装订。

4.文字颜色。如无特殊说明，公文中的颜色均为黑色。

5.印刷和装订。双面印刷，左侧装订，一般为平订，两钉外

订眼距版面上下边缘各70mm处，与书脊间的距离为3mm-5mm。

6.公文中的横排表格。表格横排时，页码位置与公文其他页

码保持一致，双面打印时，单页码表头在订口一边，双页码表头

在切口一边，方便翻阅。

(二)公文格式各要素编排规则

1.标题。字体为方正小标宋简体，字号为二号，顶格居中排

列。标题有三要素：发文机关、事由和文种。标题较长时多行居

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中排布，成梯形或菱形，不能排成上下长度一样的长方形或上下

长、中间短的沙漏形，回行时要词意完整，长短适宜。

2.主送机关。字体为仿宋GB2312，字号为三号。编排于标

题下空一行位置，居左顶格。主送机关较多回行时仍顶格，最后

一个机关名称后标全角冒号。

3.正文。公文首页必须显示正文。字体为仿宋GB2312，字

号为3号。编排于主送机关名称下一行（不脱行），每个自然段

左空2字，回行顶格。正文中的结构层次依次用

“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；如三层结构可用“一、；（一）；

1.”划分；二层结构可用“一、；（一）”或“一、；1.”划分。其中，一

级结构用黑体字，二级结构用楷体字，第三层和第四层用仿宋

GB2312字体。

下空一行左空二字

4.附件说明。如有附件，在正文编排“附件”

二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数

字标注附件顺序号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需

回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、日期及印章。成文日期一般右空4字编排，

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位

（即1不能编为01）。发文机关署名在成文日期之上，以日