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做好档案管理工作的重要意义

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具

有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。做好档案管理工作

一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业

工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规

范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这

个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手

资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好

了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略

提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于有关各方准确认定

企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管

理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企

业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业经

营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断

提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

根据我市物业管理企业的管理模式和实际情况，档案管理的归档内容划分为

11个一级类目包含党群管理工作、行政管理工作、经营管理工作、物业管理工

等工作形成的文件资料。物业管理企业档案管理工作应当坚持“及时归档、合理

分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。物业管理企业退出项目时要按

照国务院《物业管理条例》、《天津市物业管理条例》和《天津市物业管理企业退

出项目管理暂行办法》的规定要求，将档案资料整理完毕后制作移交目录，在规

定时间内认真做好交接工作。

结合XX物业的管理规模和经营理念等方面需求，公司领导立足企业的实力

和能力采用了集中管理模式。投入近30万元进行了库房的装修、档案柜架的添

置、办公设备的购买、档案管理软件的购置及档案装具的定做等来满足企业档案

建设的需要。公司建立健全了各项档案管理制度13项。包括《XX物业档案综合

管理办法》、《各类档案归档制度》及《分类方案》、《归档范围及保管期限表》、

《档案工作责任制与奖惩办法》以及档案借阅制度、必威体育官网网址制度、库房管理制度、

统计制度等。建立起公司、中心、项目三级档案员队伍,通过集中管理统一培训，

大力推进档案管理“三化”建设。

一是规范化。档案实行集中管理后，统一印制档案装具，统一进行人员培训，

统一整理方法，统一验收标准，有力的保证了案卷质量。对文件借阅、复印、转

出等环节都分别进行了登记造册进行控制，切实做到了管理规范化，为以后工作

的顺利开展奠定了坚实的基础。

二是信息化。为了提高档案管理效果和工作效率，档案室利用津科档案信息

化管理软件，为推进档案管理信息化建设创造了先决条件。我们应用软件对文书

档案实行文件集录入，对业主档案实行案卷级录入，对建筑类实行文件级和案卷

级两级录入，形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。同时，建立科学

的检索方式，实现了档案工作信息化管理，使“死”档案变成了“活”信息，切

实强化了管理效果。

三是安全化。档案实行集中管理后，硬件条件要比原来基层管理要好的多，

“十防”工作也落实到了实处，档案管理的安全系数很高。更重要的是通过建立

档案查阅监督机制，严把了档案查阅关。在档案查阅这个环节上，不允许任何个

人和本局与档案业务无关的人员查阅档案内容，是在档案员的监督下进行。由于

管理机制的进一步科学化和规范化，档案的安全性、完整性和必威体育官网网址性得到了有效

保证。

档案在企业经营过程中主要发挥以下五方面作用：

一、行政管理方面的作用，档案是企业行政工作的工具之一，企业任何规章

制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计

划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。

二、项目运营方面的作用，档案是企业业务活动的记录，具有凭证和参考作

用。项目管理的各个环节都会产生相应记录，公司品质管理，项目的达标创优工

作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档案整理与运营工作相互促进，

才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。图纸、表单、设备等

三、企业文化方面作用，档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实

记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到

企业的成长历程，