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会计档案的管理方法

会计档案是机关、团体、企事业单位在经济管理活动中形成的具有保存价值

的会计核算材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,包括会计凭证、

会计账簿、会计报表等种类。国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应

当建账的个体工商户和其他组织,应以1998年8月财政部、国家档案局联合发

布的《会计档案管理办法》为基本依据管理会计档案。各级人民政府财政部门和

档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。各单位应加强对

会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管

理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

一、会计档案的特点和种类

(一)会计档案的特点

1.来源的广泛性

凡是具有独立会计核算单位的单位,都会产生会计档案。这些单位包括国家

机关、社会团体、企事业单位、学校、部队,以及各级各类财会主管部门。各个

单位在日常的经济活动中产生了大量的会计凭证、会计账簿和会计报表,因此,会

计档案是一种普遍存在的专门档案,其来源十分广泛。

2.内容的连续性

会计核算活动是对各个单位经济活动进行完整、连续、系统地记录和计算,

这种会计核算活动从填制审核凭证、登记账簿到归类计算、编制会计报表,前后

衔接,一环扣一环,其过程具有很强的连续性。在此过程中形成的会计档案,在内容

上也表现为紧密的连续性。对一项经济活动或一项财务开支,从其业务发生到结

束,连续地进行记录,对大量的数字进行计算,综合汇总,在这一系列程序中,会计凭

证、会计账簿、会计报表的内容密切相连,互为基础,全面地反映了各单位的经济

活动过程和情况。

3.成分的稳定性

会计系统涉及各个行业各个领域,有工业会计、农业会计、商业会计、银行

会计、管理会计等,不同行业产生的会计档案,其内容和形式各有所不同,但其基本

成分是一致的,都包括四个方面：会计凭证、会计账簿、会计报表及其他类会计

档案。这种成分的稳定性,是会计档案区别于其他类型档案的重要标志之一。

4.表述方式的特殊性

各种各样的会计档案都是以数字和指标体系为表述主体,对经济活动和财务

收支情况进行量的记录和描述,文字说明材料在会计档案中只占很小比重。这种

表达方式的特殊性,使会计档案有别于其他种类的档案。

(二)会计档案的种类

会计档案的种类以各类会计凭证、会计账簿、财务报告为主体,此外,还包括

会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案保管清册等其他类别。

1.会计凭证类

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明,是登记账簿的重要依

据。会计凭证类又分为：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的凭证,它是进行会计核算的原始

资料和重要依据。原始凭证按照其来源,又可分为自制原始凭证和外来原始凭证。

自制原始凭证是本单位有关部门和人员在某项经济业务时所填制的凭证;外来原

始凭证是从其他单位或个人取得的凭证,如企业购买材料时从供应单位开来的购

货发票等。

记账凭证是根据原始凭证编制的,用以在账簿上进行记录的会计凭证。记账

凭证又可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

汇总凭证也称原始凭证汇总表,是根据一定时期(如一旬、一月)内若干张反映

同类经济业务的原始凭证汇总编制而成的凭证。例如根据一旬或一个月内所有的

“收料单”和“发料单”分别汇总编制的“收料凭证汇总表”和“发料凭证汇总

表”等。

2.会计账簿类

会计账簿是以会计凭证为依据,全面、联系、系统地记录和反映各项经济业

务的簿籍。会计账簿将会计凭证提供的大量而分散的微观经济核算材料,加以归

类整理,登记到有关账簿中,可以全面系统地反映一个单位的经济活动状况。会计

账簿按用途可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

序时账簿又称日记账,是按照经济业务完成时间的先后顺序进行登记的账

簿。

分类账簿是按账户对本单位全部或部分经济业务进行分类记录的账簿。其中,

按总分类账户来登记各项经济业务的账簿叫做总分类账簿,简称总账;按明细分类

账户来登记各项经济业务的账簿叫明细分类账簿,简称明细账。

备查账簿是对序时账簿和分类账簿中未能记载的事项进行补充登记的账簿。

会计账簿按外在形式,可分为订本账簿、活页账簿和卡片账簿等。

3.财务报告类

它分为月