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采购作业的基本流程

综述

采购作业的起点是拟定采购订单说明书，详细描述企业的要求，接着是按订单说明书

的要求来选择供货商，与供货商就采购合同进行谈判，达成协议后，发出订购单，一项采购

作业基本完成。

一、拟定订单说明书

⑴功能规格说明

功能规格说明即物料必须满足企业需求。使用功能规格说明的优点如下：

*潜在的供应商不会被埋没；

*新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。

*最主要的是可以以此创建一个标准，所有的概念都将以它为标准进行评价。

⑵详尽的技术规范

指物料的技术性能与特征。通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的

行动计划中。

为避免规范过细导致说明太多，操作起来困难而效率低下，我建议你采用有如下内容

的订单说明书：

①质量标准：描述物料如何交付（是否有质量证书）和物料要满足什么技术规范和

标准。

②物流标准：说明需要的数量和交货时间。

③维修要求：描述物料如何由供应商进行维修和服务，将来是否需要供应备件。

④法律和环境要求：决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。

⑤目标预算：说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决

方案。

总之，通过拟定订单说明书，目的在于：

*确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。

*防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明——保持在供应商选择的可能性上的

开放。

*将被核准的规格的改变，用明确的程序记录在案。

*确定一个明确的样品检查程序。

*确定一个明确的方法使得买卖双方能够检查产品质量。

*（如果可能）确定一个总成本分析或计算方法，用于评估。

二、选择供应商

步骤如下：

*决定外购的方法。

*供应商资格认定和确定投标人名单。

*为报价申请和收到的标书分析做准备。

*评价供应商。

以订单说明书为基础，总结提出报价的供应商应该满足的资格预审要求。将那些显示

可能从事此项报价的供应商列入初始竞标者名单。确认三~五个向其询价。

收到报价单后，采购部门应该出具供应商选择建议书，它包括：A选择某一供应商的

决定；B优先的评级方案；C优先被考虑的报价单等。

最后对确定的供应商和采购的物料进行风险分析，甚为关键。

A技术风险：指的是管理的适用性、专业化和生产手段，被讨论公司的工具和检测设

备，这关系到供应商能否按照协商的条款提供物料和服务。

B质量风险：指的是公司大体上的质量管理，特别是被讨论的项目的质量控制体系。

C财务风险：指的是在此项目期间公司被认为能够完善并有效运作的程度。其中较为

重要的是：财务状况、投资弹性和在不久将来的固定财务状况。

最后选择一个或以上供应商与他就产品和服务进行谈判，没有被选中的供应商应通知

并说明他们的标书被拒绝的原因。

总之，在选择供应商时，应：

确定最适当的外包方式，总包还是分包，确定是使用固定成本合同、成本补偿合同或

单位价格合同。

通过资格预审程序确认可靠的供应商。

通过制定报价单的要求使得报价单的收到与对比成为可能。

以相同的态度处理来自供应商对信息的需求；为项目小组与供应商之间的信息沟通开

辟渠道。

和使用者密切合作对报价书不偏不倚的分析，清楚区分技术评价和商业评价。

三、采购合同谈判

采购合同必须与采购政策、公司文化、市场情况、物料特征等相适应，谈判通常涉及

以下内容：

1、交货价格和条件

*固定价格加激励报酬。这种类型的合同是用奖金激励供应商以超出协议的标准完成工

作，与提前交货、更佳的交货保障和超出协议规定的质量性能有关。

*成本加利润合同

*成本加补偿合同

*价格调整合同，主要用于交货期长、加工特殊、原材料价格波动频繁等。

后三者少用。

2、付款条件

通常可取的付款条件以供应商履约为基础。例如，工作