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采购作业的基本流程
综述
采购作业的起点是拟定采购订单说明书,详细描述企业的要求,接着是按订单说明书
的要求来选择供货商,与供货商就采购合同进行谈判,达成协议后,发出订购单,一项采购
作业基本完成。
一、拟定订单说明书
⑴功能规格说明
功能规格说明即物料必须满足企业需求。使用功能规格说明的优点如下:
*潜在的供应商不会被埋没;
*新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。
*最主要的是可以以此创建一个标准,所有的概念都将以它为标准进行评价。
⑵详尽的技术规范
指物料的技术性能与特征。通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的
行动计划中。
为避免规范过细导致说明太多,操作起来困难而效率低下,我建议你采用有如下内容
的订单说明书:
①质量标准:描述物料如何交付(是否有质量证书)和物料要满足什么技术规范和
标准。
②物流标准:说明需要的数量和交货时间。
③维修要求:描述物料如何由供应商进行维修和服务,将来是否需要供应备件。
④法律和环境要求:决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。
⑤目标预算:说明了在什么样的财务限制内,可能发现由未来的供应商提出的解决
方案。
总之,通过拟定订单说明书,目的在于:
*确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。
*防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明——保持在供应商选择的可能性上的
开放。
*将被核准的规格的改变,用明确的程序记录在案。
*确定一个明确的样品检查程序。
*确定一个明确的方法使得买卖双方能够检查产品质量。
*(如果可能)确定一个总成本分析或计算方法,用于评估。
二、选择供应商
步骤如下:
*决定外购的方法。
*供应商资格认定和确定投标人名单。
*为报价申请和收到的标书分析做准备。
*评价供应商。
以订单说明书为基础,总结提出报价的供应商应该满足的资格预审要求。将那些显示
可能从事此项报价的供应商列入初始竞标者名单。确认三~五个向其询价。
收到报价单后,采购部门应该出具供应商选择建议书,它包括:A选择某一供应商的
决定;B优先的评级方案;C优先被考虑的报价单等。
最后对确定的供应商和采购的物料进行风险分析,甚为关键。
A技术风险:指的是管理的适用性、专业化和生产手段,被讨论公司的工具和检测设
备,这关系到供应商能否按照协商的条款提供物料和服务。
B质量风险:指的是公司大体上的质量管理,特别是被讨论的项目的质量控制体系。
C财务风险:指的是在此项目期间公司被认为能够完善并有效运作的程度。其中较为
重要的是:财务状况、投资弹性和在不久将来的固定财务状况。
最后选择一个或以上供应商与他就产品和服务进行谈判,没有被选中的供应商应通知
并说明他们的标书被拒绝的原因。
总之,在选择供应商时,应:
确定最适当的外包方式,总包还是分包,确定是使用固定成本合同、成本补偿合同或
单位价格合同。
通过资格预审程序确认可靠的供应商。
通过制定报价单的要求使得报价单的收到与对比成为可能。
以相同的态度处理来自供应商对信息的需求;为项目小组与供应商之间的信息沟通开
辟渠道。
和使用者密切合作对报价书不偏不倚的分析,清楚区分技术评价和商业评价。
三、采购合同谈判
采购合同必须与采购政策、公司文化、市场情况、物料特征等相适应,谈判通常涉及
以下内容:
1、交货价格和条件
*固定价格加激励报酬。这种类型的合同是用奖金激励供应商以超出协议的标准完成工
作,与提前交货、更佳的交货保障和超出协议规定的质量性能有关。
*成本加利润合同
*成本加补偿合同
*价格调整合同,主要用于交货期长、加工特殊、原材料价格波动频繁等。
后三者少用。
2、付款条件
通常可取的付款条件以供应商履约为基础。例如,工作
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