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流动人员人事档案管理服务指南

依据中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号）和XX市人事

局《关于建立本市流动人员人事档案统一服务平台的意见》（沪人[2002]128号），为本市各

类企事业单位和专业技术人才、管理人才提供人事档案综合管理服务。

一、流动人员人事档案接收

1、接收范围

（1）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；

（2）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；

（3）待业的大中专毕业生的档案；

（4）自费出国留学人员的人事档案；

（5）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的

专业技术人员和管理人员的人事档案；

（6）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；

（7）其他流动人员的人事档案。

2、办理手续

（1）单位委托管理人事档案。由单位携带营业执照、组织机构代码证（复印件）与人才服

务机构签订档案委托管理合同，并提供员工档案所在地。由人才服务机构办理和代办调集员

工档案手续。档案转入后，人才服务机构提供相关人事服务。

（2）个人委托管理人事档案。由本人携带XX、解除工作关系证明或退工单办理调档手续，

手续齐全当场办理。待档案转入后与人才服务机构签订档案委托管理合同，人才服务机构提

供相关人事服务。

3、注意事项

非本市户籍人员的人事档案应委托户籍所在地的政府人力资源和社会保障部门所属人才服

务机构管理（申办《XX市居住证》人员人事档案根据居住证受理窗口要求调入本市管理的

除外）。

二、流动人员人事档案转出

1、转出事由

流动人员因录用，新单位具有保管档案资格或委托其他人才中心或职介所保管，并要求转出

的；流动人员因退工或其他原因，要求档案转至街道的。

2、转出手续

录用单位具有保管档案资格的，由单位工作人员凭档案凭证、调档函（党委盖章）、录用证

明材料（如录用名册、聘用手册等）、取档人工作证办理调档手续。

录用单位委托其他人才中心或职介所保管的，由人才中心或职介所工作人员凭档案凭证、调

档函、工作证办理调档手续。

个人要求档案退至街道的，凭档案凭证、劳动手册（如无劳动手册需带户口簿）办理手续。

档案中退工手续须齐全。退工手续不全的，个人须补办退工手续或提供户口所在区（县）职

介所开具的同意接收档案的证明。原工作单位已注销的，须提供工商局出具的单位注销证明。

3、注意事项

新录用单位调档的，原工作单位须已办妥退工手续。集体户口或党组织关系挂靠的须先行转

出。

三、流动人员人事档案查阅

1、查阅事由

因考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、治丧等需要查阅个

人人事档案的；政法部门等单位因侦查、审理和公证须通过人事档案取得旁证材料的，可查

阅有关材料。

2、查阅手续

（1）查阅人员必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事

档案审批表》和本人有效证件。其它如“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”等不能用

于查阅人事档案材料。审批表应由查阅单位党委（含独立总支）盖章和负责人签名。

（2）公安、安全、检察、法院部门、公证处等需查阅流动人员人事档案，也应持有《查阅

干部人事档案审批表》。外省市需查阅人事档案，应事先联系，征得同意后，凭《查阅干部

人事档案审批表》前来查阅。

（3）因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，写明档案材料

出处与日期，由档案管理人员与原文核对无误后加盖公章。对摘录复制的材料除必须留作证

据外，一律由查阅单位负责销毁。

3、注意事项

流动人员人事档案是党和国家的XX，查阅者必须严格遵守XX制度和阅档规定，对档案内

容严格XX，不得泄漏或擅自向外公布。查阅时不得随意圈划、抽取、折叠、涂改。不得擅

自复制（拍摄）档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审

核同意后方可复制（拍摄）。

四、出具各类人事证明

1、出具范围

亲属、经历、未刑、履历等公证证明，养老、特殊工种、购房、年休假工龄证明，入党、入

职、参军、考研、出国、调动等政审，各类背景调查等其他证明。

2、所需材料

存档凭证、单位介绍信、证明表格与其他相关材料。

3、注意事项

办理经历、未刑公证须带单位现职证明，注明进单位日期、至今在何部门从事何工作（须原

件）。如是已出国人员应带护照复印件并有第一次出境日期章。

五、流动人员跨省市调动

1、所需材料

申请办理跨省市调动人员须携带本人XX、外省市商调函、存档凭证办理手续。委托他