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《视频会议保障流程》

职责界面分工——外部-客户侧室内会场的物业协调主会场与各室内分会场传输线路、传输设备、现场布线过程中，协助办理入场施工证，并协调配合网络建设开通工作的开展，后期协调维护人员进场巡检。提前告知临时线路沿途施工单位并挂设提醒标志，以免施工挖断、人为破坏线路造成业务中断。室外会场的物业协调针对室外分会场，需要提供明确施工点位，提供电源便于引电、负责保管现场设备及线路不受破坏。提供会议流程，指定会场的预置位置配合制定摄像头预留位置，提前提供会议议程安排及领导坐席位置需提前安排，以便安装相应设备。配合施工及物料准备协调施工方进场施工安装设备，协调本次会议会场视频输入输出方。会控支撑及人员保障完成现场会议议程的会控支撑，协调保障人员进场保障，配合做好预置位切换。会议保障人员名单提供本次会议客户方会场负责人和会议保障人员名单，明确各人员职责。

职责界面分工——内部集团客户部：对外：负责对外沟通协调及客户需求收集、责任划分，对接客户收集需求，协调本次会议参与的其他相关方、明确联调到位时间、会务等重要环节。对内：提供会议详细流程输出客户需求，确定我方会议保障需求协调本次会议参与的其他相关方配合，抽调1-2人纳入联系小组。综合部：负责现场照片采集，后勤物资保障（帐篷、桌椅、食物饮用水、保障人员车辆安排），抽调1-2人纳入联系小组。网络部1.网络建设开通。在会议议程时间明确后提前开通物理双路由线路至客户侧机房、完成客户侧机房传输设备安装、完成从传输机房布线至监控机房及传输设备至视频会议终端的布线。2.视频会议安装。在会议议程时间明确后提前完成视频会议系统视频会议终端备货、视频会议系统会议设备安装、现场会议测试、会场联调。3.现场会议保障。传输网管后台监控运行情况，网络保障视频会议不中断；4.业务维护服务。对会议系统使用专线进行7*24小时监控，实时发现告警并处理。

职责分工领导小组网络建设小组联络组视频会议系统组组长：1名职责：会场整体安排、主要负责内外衔接，负责与主办方沟通协调，参与主办方组织的各类部署会、协调会，将会议要求传达至副组长，同时将需要主办方支撑的内容进行沟通反馈跟进。副组长①：1名(兼现场保障组组长)职责:主要负责外部组织调度责任划分，对接客户收集需求，协调本次会议参与的其他相关方（电力、舞台、大屏、融媒体中心等）、明确联调到位时间、会务等重要环节。副组长②：1名(兼服务小组组长)职责:主要负责内部组织调度，明确各工作组任务及完成时限，对接各分会场协调联络人，按组长要求协调公司资源支撑各分会场。成员：州公司网络部、州公司集团客户部、各县（市）分公司网络部、各县（市）分公司政企部。组长：1名职责:负责按保障要求进行网络专线开通、线路勘察布线、室内室外会场网络布放和电力保障，对网络稳定性负责。组员：组员3-5名，由州市县公司网络部人员、铁通组成职责：负责网络专线开通、线路勘察、光缆布放、室内综合布线具体实施组长：1名职责:负责视频会议系统安装、搭建进度把控、会议流程穿测，会议脚本输出。组员：（2-5名）州（市、县）分公司公司网络部集客组、铁通、三级支撑人员、视频会议系统厂家组成职责：负责视频会议系统系统搭建、开通、调测，会控（2-3人），负责会控脚本实施；会议流程穿测；会场音视频对接、播放。。组长：1名职责：负责各分会会场现场联系人收集整理输出联系人明细对接各分会场负责人，实时调度联络组人员跟进会议进程。组员：2-4名（综合部、集团客户部、铁通抽调）职责：负责对接各分会场负责人，联系各分会场联调，在会议开始前联系分会场准时参会、会议开始后根据会议议程安排提前与分会场电话沟通、确保会议按时进行。收集整理各会场联系人明细填入表3：会场联系人明细服务小组组长：1名（由副组长②兼职）组员：6-10人职责：后勤保障：负责本次会场后勤保障、物料筹备配送，现场后勤保障，新闻宣传；物资保障：物资提前准备，根据会场布置要求提前梳理所需物资（高清线，音频线，转接头，分屏器，手机，备用电脑），并提前备货。

会场布置模板

会场设备组网

会场保障备份方式原理主设备与备用设备同时注册登录同一账号，开会时主设备正常接入会议系统，备用设备正常接入会议系统但不接通网络，当主设备故障时，断开主设备网络，接通备用设备网络，备用设备接替主设备工作。设备切换当现场指挥人员发出切换备用设备命令后，值守人员在10秒内完成线路（网线、音频线拔插）切换，会控人员6秒内完成备用设备上线操作。原理主设备与备用设登录备注册不同账号，同时接入会议系统，会控人员将同时将两个设备拉入会议。主、备两台设备HDMI输出同时接入HDMI切换器（二进一出），会议期间选择1通道输出主设备音视频，当主设备故障时按下遥控器选择通道2，输出备用设备音视频。设备切换当现场