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经纪销售公司档案管理制度

—、目的

为加强对档案的管理，使销售现场档案管理更加规范化及减少结案工作量。确保客户与公司签定合

同后，能够迅速准确对合同文件等进行查阅。

二、适用范围

公司所有项目档案管理。

三、档案分类

详见附件

四、档案形式

1、文档版

文档版文件分类要清晰，并按类别进行建档、存档。

档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号，即将所有分类各级名

称及其代数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

文件夹内文件要有目录并统一进行编号。文件夹内文件摆放顺序要与文件编号保持一致。

每个档案盒要有统一的档案标签格式，档案盒内附文件清单；常用文档在项目结案后归档。

领取档案时，领取人应按相关制度填写领取。

2、电子版

电子版文件要分类清晰，编号、排序要与文档版文件保持一致，以便于查找方便。

项目电子文档应定期刻盘，以保证资料的安全性；由销管部项目负责人保管。

项目结案后电子版文件应经过一定的整理和编辑；并根据公司规定，所有的文本文件必须为最终定稿

刻盘，一式两份；并附文件清单移交销售管理部负责人。

具体分类及操作办法见附。

五、现场管理要求

销管部设立专用档案柜，分类存放文档案，统一保管，并对合同档案的安全负责。

每期开盘前，销售部应提前准备齐全所需网上签约合同、附件及《购房合同》等需要相关材料。

档案应在首页应编排目录，便于查阅，卷内相关材料应按要求顺序依次排列并编号，档案卷皮、目

录和档案盒、袋的样式、及档案盒标签规格实行统一制作标准。

严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续0

严禁私自涂改、勾画、伪造档案、文本合同中内容及格式；严禁毁损、丢失或擅自销毁档案；严禁擅

自向外界提供、抄摘档案，卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。

归档的文件、材料、份数以及每份合同的页数均应齐全、完整、无误。

档案收档后，将相关信息导入电子台帐，以便随时掌握、流转。电子台帐管理员应严格按照相关制度，

对档案的去向进行跟踪统计，对于超过规定时间未归还档案的人员要进行催收，并及时向相关部门通

报，否则按公司规定对责任人进行处罚。

销售代当天未能交还合同档案，应统一交还销管部，办理交还手续，严禁任何人员携带档案离开售

楼处。档案交还时，经档案管理员核查无误后，方可办理交还手续。

档案管理应坚持“安全防范，科学管理，利用方便”的原则。应具有防火、防盗、防潮湿、防污染等

安全防护措施，确保档案的安全保管。

定期对各类档案进行检查，清点档案数量，确保档案的完整与安全。非档案工作人员不得进入档案库

房。

借阅档案时严格履行借阅手续，填写档案借阅单，原则上当天借阅当天归还，如有特殊情况不能当天

归还，需经客服主管签字确认后方可借阅，期限最长不得超过七天。任何人不得随意外带有关公司重

要的文件资料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经主管领导核准后，方可带出，用毕即归

还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱

放，以免遗失。

档案管理员不得擅自离开岗位，如确有原因需要离开，必须安排其他管理员值班或关门上锁。

档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查、切断

电源、关好门窗。

售房合同档案应根据销售楼号存置档案柜内，便于查找，档案柜应标有统一的反映存放档案内容的标

牌。

档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案的具体顺序。

六、档案交接管理

销管经理与甲方确定合同备案相关人员；

销管人员与甲方合同备案人员做好合同交接手续；

销管人员定期与甲方合同管理相关人员进行沟通和协调。

七、附件：档案分类及管理明细

三级目录名称编号文件内容命名存档形式

阶段性活动方案、总结、分析（开盘、认购、

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