会议授权承办函.docx

会议授权承办函

合同编号：__________

甲方：__________

地址：__________

联系电话：__________

联系人：__________

乙方：__________

地址：__________

联系电话：__________

联系人：__________

鉴于甲方为举办“__________”会议，现委托乙方负责该会议的承办工作。为确保会议的顺利进行，双方经友好协商，特订立本承办函，共同遵照执行。

一、会议基本信息

1.1会议名称：__________

1.2会议主题：__________

1.3会议时间：__________

1.4会议地点：__________

1.5参会人员：__________

二、甲方权利与义务

2.1甲方应向乙方提供会议的详细方案及要求，包括但不限于会议议程、演讲嘉宾、参展单位及展品要求等。

2.2甲方应负责会议的招商工作，确保会议经费的充足。

2.3甲方应对乙方提供的会议服务进行验收，并按照约定时间支付服务费用。

2.4甲方应协助乙方进行会议的宣传推广工作。

三、乙方权利与义务

3.1乙方负责会议的筹备、组织及实施工作，确保会议的顺利进行。

3.2乙方应按照甲方的要求，提供合格的会议场地、设施及服务。

3.3乙方应保证会议的安全，确保参会人员的人身及财产安全。

3.4乙方应承担会议期间的相关费用，包括但不限于场地租赁、设施租赁、物料采购等。

四、会议费用

4.1会议费用共计人民币__________元整（大写：_______________________元整）。

4.2甲方应在会议开始前__________个工作日内，将会议费用支付至乙方指定的账户。

五、违约责任

5.1任何一方违反本承办函的约定，导致会议无法正常进行，应承担相应的违约责任。

5.2因不可抗力因素导致会议无法正常进行，双方应友好协商解决。

六、争议解决

6.1本承办函的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。

6.2双方在履行本承办函过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。

七、其他约定

7.1本承办函一式两份，甲乙双方各执一份。

7.2本承办函自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至会议结束之日止。

甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________

授权代表（签名）：__________授权代表（签名）：__________

签订日期：__________年__________月__________日

一、附件列表：

1.会议授权承办函

2.甲方公司资质证明文件

3.乙方公司资质证明文件

4.会议详细方案及要求

5.会议费用支付凭证

6.会议场地租赁合同

7.会议设施租赁合同

8.物料采购合同

9.会议安全服务保障协议

10.不可抗力因素证明文件

二、违约行为及认定：

1.甲方未按约定时间支付会议费用，视为违约。

2.乙方未按甲方要求提供合格的会议场地、设施及服务，视为违约。

3.乙方未保证会议安全，导致参会人员人身或财产安全受损，视为违约。

4.因不可抗力因素导致会议无法正常进行，需提供相关证明文件，根据情况认定违约责任。

三、法律名词及解释：

1.甲方：指合同中承担委托任务的当事人。

2.乙方：指合同中承担承办任务的当事人。

3.会议费用：指为举办会议所需支付的各项费用，包括场地租赁、设施租赁、物料采购等。

5.不可抗力因素：指无法预见、无法避免且无法克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1.会议费用支付延迟：甲方应及时支付会议费用，避免延迟造成合同纠纷。如遇特殊情况，可与乙方协商延期支付。

2.会议场地、设施不符合要求：乙方应提前检查场地、设施，确保符合甲方要求。如发现问题，应及时整改或重新安排。

3.会议安全问题：乙方应制定会议安全预案，确保参会人员人身及财产安全。如发生安全事故，应及时处理并承担相应责任。

4.不可抗力因素导致会议取消：双方应根据具体情况协商解决，可重新安排会议时间或终止合同。

五、所有应用场景：

1.企业举办年度经销商大会。

2.政府部门举办行业研讨会。

3.学术机构举办国际学术交流会议。

4.社团组织举办会员代表大会。

5.任何需要委托专业机构承办会议的场景。