中国全球基金艾滋病项目档案管理.pptx

六轮安徽项目办档案管理

;目标意义

搜集范围

管理标准

分类方法

常规资料

项目活动资料

管理方式

;档案管理目标及意义

档案资料完整性、准确性和系统性，是保障项目工作规范开展主要确保

在信息分享过程中要做到：正确、及时、完整

方便于：

1、开展督导评定工作

2、项目工作经验推广

3、信息查询方便、快捷;资料搜集范围

全部与项目相关含有保留价值资料，都属于资料搜集范围

档案资料管理是一项常规工作，包含资料搜集、整理、分析和存档以及结果公布等

档案资料管理也是一项长久工作，所以项目实施单位在活动过程中要及时搜集、整理与项目相关各种资料;档案管理标准

专员负责、规范整理、集中管理

活动结束7天内完成资料（会议、培训、督导等）

搜集

整理

存档;档案管理标准

电子版材料应及时备份、专员管理、层次分明，方便于查询和利用

做好电脑安全工作和档案数据必威体育官网网址工作

对涉密数据文件必须加密码保留，杜绝敏感数据和主要文件泄漏;档案资料分类方法_常规资料1

1、管理制度

包含：

项目办公室组织管理制度及人员分工

财务管理制度

设备（供给品）及固定资产管理

定时例会制度

档案管理制度

信息管理

督导评定制度等;档案资料分类方法_常规资料2

2、收文、发文

收文和发文都应该有签批、登记

发文可按时间次序排列，收文可分部门、按时间排列;档案资料分类方法_常规资料3

3、工作计划：按类别和时间排列。

4、工作总结：按类别和时间排列。

5、各类报表：分本级报表和下级报表两种。按照内容和领域进行分类，每类按时间排列。;档案资料分类方法-常规资料4

6、财务管理资料：包含财务报表、财务汇报、审计汇报等，分类别、按时间次序排列。

7、设备供给品资料：分类别，按时间排列。

8、工作动态/简报/通讯：可分为国家、省级、本级、其它等四类，每类按照时间排列;档案资料分类方法-常规资料5

9、基线调查资料：依据基线调查要求，可包含方案、计划、原始调查表、访谈统计、数据库、总结、分析汇报、地图等。

10、项目协议：包含上级与本级、本级与项目实施单位、项目办与相关项目工作人员签署项目协议。

11、惯用信息：项目相关人员联络方式、职责分工、相关表格等。;档案资料分类方法-项目活动

1、培训材料：

（1）参加上级培训，主要内容包含：培训通知、日程、参会人员回执原件、通讯录、培训讲义、培训体会/小结（必须包含时间、地点、参加人员、主要内容、产出、体会）等。可按部门、按时间进行排列。

（2）本级举行培训，主要内容包含：培训通知、日程、签到簿、通讯录、培训讲义、总结（时间、地点、参加人员、主要目标、内容、培训产出、效果评价）、活动声像资料活动预/决算。

;2、会议材料：

（1）参加上级会议，主要内容包含：会议通知、日程、通讯录、会议材料、会议体会/小结（时间、地点、参加人员、主要内容、产出、体会）等。

（2）本级举行会议，主要内容包含：会议通知、日程、签到簿、通讯录、会议现场材料、会议统计、会议纪要或总结（时间、地点、参加人员、主要目标、内容、效果评价）、活动声像资料、预/决算等。;3、宣传活动资料

主要内容包含：

通知、实施方案或工作计划、签到簿、通讯录、宣传相关过程材料、总结（时间、地点、参加人员、主要目标、内容、效果评价）、声像资料、预/决算等。;4、督导评定资料

主要内容包含：

督导通知、督导方案/计划（包含督导目标、督导对象、督导方法、人员分工、时间安排、评分标准及要求）、现场督导统计和督导汇报[包含督导时间、地点、人员、督导内容和方法、督导结果（包含上次督导问题落实情况、工作亮点及经验、存在问题和处理问题提议）]。;六轮安徽项目活动资料主要内容

项目提议书（原始稿）

评审意见书

项目提议书（修改稿）

协议书

实施过程材料（包含通知、讲稿、人员名单、小结、出台文件、对应声像资料、新闻报道及其它佐证材料）

项目进度汇报（申请项目超出一个季度需每季度定时提交项目进度汇报，内容包含项目活动在一个季度中组织和实施工作进展、财务进展等）;现场督导评定材料（详细包含是否按照计划和预算开展工作，档案材料是否整齐、完整，财务执行情况等）

完工总结汇报（详细包含项目标组织实施过程、项目产出、预期目标完成情况及财务决算等）

完工验收汇报（由督导单位执行，详细内容包含是否按照计划开展工作，是否按照预算支出，进度汇报是否及时提交以及档案资料是否整齐、完整等）。

;六轮安徽项目活动主要目标人群

暗娼和嫖客

男男性行为者

校外青少年

艾滋病感染者/艾滋病人及其家庭

受艾滋病影响儿童

针对以上目标人群，六轮安徽项