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小区物业规章制度建立档案管理（4篇范文）

【第1篇】小区物业规章制度建立档案管理

小区物业规章制度的建立与档案管理

第一章拟建立的规章制度

一、拟建立的公众管理制度

包括业主临时公约、业主委员会章程、客户服务指南或住户手册、

精神文明公约、住宅公共设施设备维修基金管理办法、治安管理须知、

车辆进出停放管理须知、消防管理须知、环境卫生管理须知、招牌广

告及公共场地、墙壁、屋面管理须知、营业场所管理须知、文娱场所

管理须知、装饰装修管理须知等。根据招标书要求提供的《业主临时

公约》附文如下,其他详细内容此处略。

注:《**.凤凰城业主临时公约》建议稿附后。

二、拟建立的内部管理制度

包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、

预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工

基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、

培训管理制度。详细内容此处略。

三、拟建立的质量手册及程序文件

包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审

程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文

件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内

部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施

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程序文件等。详细内容此处略。

四、拟建立的工作手册

包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手

册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、

住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、

住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理

工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工

作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施

设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、

库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、

安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。

详细内容此处略。

五、拟建立的质量记录文件

因数量达几百份,此处省略

第二章档案的建立与管理

一、物业档案建立的内容

档案建立的内容包括:业主入伙资料;客户家庭资料;客户联系电话:

包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、

单位电话、手机、呼机、e-mail地址等;客户室内装修管理资料包括:

装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;客户日常维修资

料包括:维修、维修回访等记录情况;客户反馈资料包括:服务质量回

访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。

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二、物业档案管理的具体措施

客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户

的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装

修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

1、客户档案的收集

设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。资料收

集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,

从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。

2、客户权籍资料管理

从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整

理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍

资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。

3、客户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理

的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

4、客户档案的归档

**.凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前

提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,

将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段

进行档案资料的管理。

5、档案的利用

为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,

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从而有效地提高服务质量和服务水平。

6、客户档案的管理

客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经

登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有