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办公自动化系统设计方案
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办公自动化系统设计方案
一.创业园及各部门工作内容简介
留学生创业园是广州市政府于1999年成立的,创业因为留学人员回国创业的高科技产业的孵化器,为留学人员提供研发用地、税收返还等优惠政策,以及创业咨询、投资、融资、市场开发、人才、信息、咨询、后勤等各方面的扶持服务。共同办公的部门有:招商部、
拓展部、物业部、财务部和办公室五个部门。招商部作为创业园的主要业务部门肩负着双重的责任:经常需要向公司领导部门提供各种不同的报表、以及项目管理工作;拓展部主要负责企业入园以后的作为一个重要的商务部门;物业部主要负责公司的物业管理:入住、返园手续办理、房租、水电、押金、履约金、工程装修管理等工作;财务部主要是负责款项的收取,财务状况说明,以及提供资金流向说明:办公室主要是对公司整体情况的掌握。
目前没有一套完善的系统可以对创业园的所有工作进行管理,并能提供灵活的接口,协同办公,这样给各个部门带来大量的不必要的重复性文字录入工作,工作进展的不协调,各部门沟通不及时等等问题,这些问题制约了创业园的发展和工作效率的提高。
由于创业园的以上问题原因,以及多个部门之间存在着的业务往来接口较多,纸张文档的传递使工作效率底下,不能及时、有效、安全的传递商务信息,以及数据资料的重复录入占用了大量的人力物力,没有将目前创业园已经完善的计算机网络利用上,闲置、浪费了现有资源。
二.创业园信息化建设目标
信息化建设目标:用现代化的手段将所有项目资料管理起来,实现项目资料电子化管理,任意生成各种报表,为领导及时提供战略决策依据;重组和优化业务流程,用计算机网络来对部门之间的业务往来进行电子化传递和管理。运用信息技术对企业的物流、资金流、信息流进行有效的控制与管理,降低企业营运(人力)成本,优化管理,提升形象。
具体内容是:
1、Intranet技术组建招商部、拓展部、物业部和办公室的内部通讯网络平台;
将软件安装在各个相关部门,并进行调试,进入试用阶段,时间25个工作日;
4、软件应用及修改意见收集
软件安装后的正式使用过程,需要相关部门协同指出软件系统中的不足之处问题找出,并提出改进的需求,时间:5个工作日到15个工作日;
5、软件二次开发
根据软件改进需求修改,完善软件,时间:5个工作日到10个工作日
7、售后服务
接收二次开发后的软件,免费提供第一年的系统维护与技术支持(以后每年的维护费将按合同额的20%收费)。
8、全部费用
以上全部周期3个月,费用合计30000元。
五.创业园招商部信息化建设效益分析
从创业园的需求看,信息化建设必须从创业园业务体系的基础出发,进行总体设计和规划,分阶段有计划有步骤地进行实施,使制搁经营管理存在的工作流、资金流、物流和信息流得到全面有效地管理。锐锋科技工作室将以招商部的内部业务流程管理系统为先锋,在将来做好创业园的全面信息化解决方案,组成创业园整体信息化应用体系。
创业园通过实施信息化管理系统,下面对招商部的内部业务流程管理系统效益进行分析:
招商部的入园企业(项目)管理系统将全面管理目前创业园的所有入园企业(项目)资料,并能随时提供各种领导需要的报表,使招商部从日常繁琐的低价值工作中解脱出来;
拓展部对不同性质资金项目的管理,资料统计;
财务管理,以此来对招商部的项目款项数据,进行核实和作为收款,催收,罚款依据,为作好基础;
利用物业管理系统作为招商部的信息收集平台,进行管理费、租金催收,水电 核查的工作部门的基础数据收集以及进出口业务管理;
将整个项目各个相关管理部门组建成一个整体,各部门协同办公,建立企业级Intranet/Internet通讯平台,实现无纸化、信息化办公;
结束语
创业园目前正处于飞速发展期,信息化运作已是迫在眉睫,创业园在此关键时刻,适时提出以信息化促进发展。但目前公司信息化建设中,创业园更重要的是针对公司的具体情况,制定出适合公司运用的管理系统。
选择一套好的信息化管理系统,不但增强基础管理的规范性和计划性,而且可以提高公司的工作效率,以及创业园的整体核心竞争力,将更有利于创业园今后的快速发展,通过企业信息化系统提供分析数据,为创业因高层管理决策提供有力的依据。因此,通过ET的手段,利用企业信息化系统完善企业内部管理,对创业园的发展具有战略性的意义。
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