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人事档案交接管理

简介

人事档案交接管理是指在人员离职、调职、岗位变动等情

况下，对人事档案进行交接和管理的一种方法。通过科学、系

统地管理人事档案，可以保证员工信息的完整性和机密性，并

确保后续的人力资源管理工作顺利进行。

交接流程

准备工作

在进行人事档案交接之前，需要进行一些准备工作，包括

但不限于：

1.了解交接的具体事项：明确离职人员的工作内容、

角色职责、所属部门等信息，以便能够有针对性地进行档

案交接。

2.创建交接计划：根据离职人员的具体情况，制定详

细的交接计划，明确交接的时间节点、内容、责任人等。

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3.获取权限：确保交接人员在系统中具有足够的权限，

可以查询、操作离职人员的档案信息。

档案整理

首先需要对离职人员的档案进行整理，包括但不限于：

1.档案材料归档：将离职人员的个人信息、劳动合同、

薪资福利等档案材料整理归档，以便后续查询和管理。

2.档案核对：核对离职人员的档案完整性和准确性，

确保没有遗漏或错误的信息。

3.敏感信息处理：对于具有隐私性的档案信息，需要

按照规定的流程进行处理，防止泄露和滥用。

交接过程

在档案整理完成后，需要进行档案交接的具体过程，包括

但不限于：

1.交接会议：召集相关人员开展档案交接会议，明确

交接的目标、内容、时间等。

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2.档案检查：由离职人员和接收人员共同参与，对档

案进行检查核对，确保交接的准确性和完整性。

3.知识传承：离职人员需要向接收人员传授相关知识

和经验，包括工作流程、注意事项、解决问题的方法等。

4.离职手续办理：在档案交接过程中，也需要处理一

些离职手续，包括劳动合同解除、工资结算、社会保险办

理等。

交接完成后

交接完成后，需要进行相关的后续管理和控制，包括但不

限于：

1.档案存储：将交接完毕的档案进行存储，确保安全

性和可查性。

2.数据更新：将交接人员的信息更新到系统中，确保

后续的人力资源管理工作能够正常进行。

3.档案调阅：根据需要，及时提供档案资料给相关部

门或人员进行调阅。

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4.审计检查：定期对人事档案进行审计检查，确保档

案管理的规范性和合规性。

注意事项

在进行人事档案交接管理时，还需要注意以下事项：

1.信息安全：确保档案信息的机密性和安全性，避免

泄露和滥用。

2.合规性管理：根据相关法律法规和公司规定，严格

管理人事档案，确保合规性。

3.清晰的交接流程：明确交接的流程和责任人，避免

出现混乱和遗漏。

4.知识传承：离职人员应积极配合交接工作，传授相

关知识和经验，确保工作的顺利进行。

5.及时更新：在交接完成后，需要及时更新档案信息

和系统数据，确保后续的工作正常进行。

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总结

人事档案交接管理是一项重要的人力资源管理工作，它保

证了员工信息的完整性和机密性，为后续的工作提供了基础数

据支持。通过科学、系统地管理人事档案，可以提高工作效率、

降低错误率，保障公司人力资源管理工作的顺利进行。在进行

人事档案交接管理时，需要制定清晰的交接流程，严格管理人

事档案，确保合规性和安全性。同时，要注重知识传承和数据

更新，确保后续工作能够顺利进行。