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总经办概述

工作职能

根据总经理的指令，统筹酒店行政管理工作；协调酒店各部门的相互关系，沟通

酒店与社会各方面的联系；督促、检查总经理的各项指示和店务会议决定的落实

情况；管理酒店的文书、档案和资料；做好接待来访工作；传递和整理酒店经营

管理信息，为总经理制定经营管理决策提供依据，当好总经理的参谋和助手。

工作特点

总经理办公室是总经理的日常办事机构。是总经理的参谋和助手。

岗位职责与素质要求

第1节办公室主任

一、工作职责

在总经理的领导下，全面负责总经理办公室的运行和管理工作，执行总经理、副

总经理的指示，承担酒店重要公文的草拟和审核，沟通信息、协调关系、收集信

息、调查研究、检查督办、信息反馈、印章管理等各项工作任务，并负责指导酒

店各部门的文秘工作。

二、工作内容

根据酒店经营管理工作和接待服务工作的实际情况，按照总经理的要求，组织和

起草计划、总结、请示、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审

核和签发后的打印、分发和存档等工作；

参加每日晨会和组织安排酒店经营管理工作会议，做好会议记录，整理会议纪要

和会议决议，并随时将会议决议贯彻情况反馈给总经理；

做好酒店的对外联系，建立与酒店业务单位的友好关系，做好酒店的公关工作；

负责酒店的信访工作处理，以酒店名义向客人复信；处理客人向总经理的投诉，

并将处理结果上报总经理；汇总整理大堂经理工作日志，上交总经理阅示。

负责总经理来访客人的接待；

负责与酒店其他部门的沟通，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，与时向总

经理反馈汇报；

促进酒店各部门的沟通协调，对各部门的文秘工作进行指导改进；

组织开展经常性的调查研究工作，收集与分析信息，学习法律法规，做好管理咨

询和管理决策参谋工作；

负责酒店印章保管和使用的管理；

对酒店的营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等酒店重要证件和酒店的重要

合同进行保管管理；

负责酒店行政值班经理的排班；

负责总经理办公室的管理工作，制定部门规章制度，对下属员工进行培训和督导，

提高工作效率；

完成总经理交办的其他工作。

三、素质技能要求

1.自然条件：身体健康，2.相貌端正，3.年龄适当，4.25~55岁左右；

5.文化程度：大学专科学历或同6.等学历以上；

7.培训经历：接受过酒店文秘工作的高级培训；

8.工作经历：五年以上的四星级酒店工作经验，9.两年以上的酒店办公室工作

经验；

10.语言水平：英语高级水平；良好的文字和公文写作能力；

11.其他能力：了解酒店管理、服12.务方面的系统知识；熟悉经营、财税、安

全等方面的法律法规和涉外法律知识，13.并具有良好的沟通与协调能力。

第2节行政秘书

工作职责：

负责总经理办公室的各项日常具体工作。

工作内容：

1.负责会议记录与拟草、落实会议纪要；

2.拟草酒店计划总结等文稿；

3.协调跟进酒店领导指4.令的落实情况；

5.负责部门内部行政事务；

6.负责行政文件、档案、信息、资料的收集、整理、归档、保管工作，7.编写

并登记文件索引；

8.负责文件报告的接收、外发；

9.负责公章、介绍信的管理；

10.负责协调接待和转接工作；

11.负责《国际天地》橱窗的组稿、审稿；

12.编写酒店经营管理《大事记》；

13.记录、保管酒店的公关宣传品与来访人员、各级管理人员呈交的礼品；

14.负责印制酒店管理人员名15.片；

16.记好工作日志；

17.做好领导交办的其他事项；

18.做好每周、每月计划与总结并与时上报；

19.主动协调配合他人工作；

20.重要事项与时向上报。

21.记录、传达总经理室领导指22.令，23.撰写有关总经理的文稿、信函；

24.收集有关信息、资料，25.以供总经理参考；

26.编写《酒店每日重要事项备27.忘录》，28.并报总经理；

素质技能要求：

1.心理素质：心理承受能力强，2.应变快；

3.自然条件：23—32岁，4.1.62米以上；

5.文化程度：大专以上；

6.外语水平：四级以上，7.听、说、读、写基本流利；

8.工作经验：五年以上相关工作经验，9.其中酒店同10.等工作经验2年以上；

11.特殊要求：能吃苦耐劳，12.能适应加班，13.文笔好，14.熟练操作办公软

件，15.文字输入

80字/分钟以上。

第3节接待文员

工作职责：