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公司档案管理办法

第一章总则

第一条为规范xx铁路有限责任公司（以下简称“公司”）档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁路总公司、铁路局有关档案管理的规章制度，结合公司实际，制定本办法。

第二条公司在铁路建设中形成的对公司工作、铁路建设具有保存和利用价值的各种门类和载体的文件材料均属国家和公司所有，应按档案工作的有关规定进行收集和管理。

第三条档案工作应纳入公司领导工作议事日程；纳入公司规章制度及工作流程；纳入各部门和有关人员的岗位责任制。

第四条公司档案部门统一管理公司形成的各类档案，以维护档案的完整与安全。

第二章档案工作机构及其职责

第五条公司综合部设立档案室负责指导文件材料的收集、分类、整理、立卷、归档工作，并对公司各部门档案工作进行监督、检查。

公司综合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作计划并组织工作计划的实施。

公司综合部牵头组织并指导、监督、检查施工单位竣工档案的编制，工程验交后负责办理竣工档案的移交。

第六条档案部门应借助先进的信息技术手段为档案的保管利用提供便捷的服务，采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件，逐步实现档案管理信息化。

第三章文件材料归档工作

第七条公司各部门应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目，并定期向档案室移交集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。工作人员调离工作岗位应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。

文书档案类归档文件材料由公司各业务部门收集齐全后移交档案室整理、编目；人事档案由档案室负责整理、编目；基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。

第八条公司各部门主要归档内容

综合部：收文、发文、会议文件、公司领导讲话、简报、会议记录、声像资料、照片（底片）、专题报告、总结、大事记等文件材料。

财务部：会计档案及验工计价、各种合同文件、招投标文件和环境评价方面的文件材料。

工程管理部：施工图、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、林地手续、初验、竣工等文件材料。

安全质量部：预可行性研究、可行性研究、初步设计、科研报告、试验检测报告、咨询监理及招标文件、质量安全、工作总结报告等文件材料。

计划物资部：甲供物资及设备招标的文件材料。

第九条公司各部门办理完毕的、具有保存价值的各种载体（照片、实物、声像材料等）的文件材料由专人负责收集齐全，分类整理，组成管理单位、编目（含电子版）后，向公司档案室移交归档。

第十条各类档案文件材料的归档范围、分类、保管期限的划分、整理与编目，应符合国家、铁路总公司（原铁道部）、铁路局和公司制定的相关规定的要求。

归档文件的书写及书写材料和载体材料应规范，法律手续完备。归档的文件材料应为原件，并齐全、完整、准确、系统。电子文件应与相应的纸质文件材料一并归档保存。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料应与中译文一并归档。

第十一条归档文件材料的整理应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

文书档案按《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行；

基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按《铁路科学技术档案分类与代码》（TB/T1588-2005）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）执行；

会计档案按《铁路系统会计档案管理实施细则》（原桥办[1997]12号）及《铁路系统会计档案管理实施细则补充规定》（六处办[2001]61号）执行；

声像档案按《铁路声像档案管理暂行办法》（办档〔1993〕14号执行；

照片档案按《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。

第十二条归档时间

文书档案：当年形成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。

基本建设档案：业务部门形成的按年度归档，施工单位形成的在其工程项目竣工验交后三个月内归档或分阶段、单项归档。

会计档案：在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后（出纳人员不得兼管会计档案）向档案室移交。

招投标档案：应在每个项目招标结束后归档。

科学研究档案：应在每项科研课题完成或停止后归档。

设备仪器档案：应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。

电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可随时归档或与纸质文件的归档时间一致。

第四章档案管理

第十三条归档后的纸质档案和电子档案