办公区环境管理制度.docx

PAGE

PAGE1/4

办公区环境管理制度

为规范办公区域环境管理，保持办公环境整洁、清新，维护良好企业形象，保持良好办公秩序，创造和谐办公环境，根据公司发展要求，特制定本制度。

1、适用范围

本制度中的环境管理，包括前台、领导办公室、公共区域（开放式办公区、会客室、会议室、资料室等）的环境卫生管理。项目部、案场办公区参照此制度执行。

人力行政部为办公区环境管理部门，进行日常环境管理考核工作，不定期对各区域办公环境进行抽查，并对检查情况进行通报。

2、前台的管理

前台文员负责维护前台办公环境的清洁干净，确保文件资料摆放整洁有序。

办公时间客人来访，前台文员须热情接待来访人员，使用文明用语，了解客人来意，及时通知被访人员到前台处将来访者请至接待室交谈。如果来访者既不能说明事由又不能说出被访者的姓名，前台文员不得将来访者带入办公区内，而应报告人力行政部负责人进行接待。

前台文员应管理、维护打印机和传真机，及时检查打印机、传真机的纸张、墨粉等，如有缺少，及时补充。

前台文员收到公司订阅的杂志、报纸后，应及时进行整理与分类。

凡带出公司的重要物品(如电脑、电话、办公家具等)，前台文员应在收取加盖了公司公章的出门证后方可放行。

前台文员负责对公司大门的开关进行管理。

前台文员负责信件、快递的收发并进行核对与登记，防止送件人员直接进入办公区。

3、总经理办公室的管理

总经理办公室环境卫生由公司保洁员完成。前台文员负责整体环境维护、办公用品需求补充等。

每天早上上班之前，前台文员需整理总经理桌面文件、检查办公文具（如笔能否书写、铅笔是否需要削、文件放置的是否整齐等）；检查总经理办公室的饮水机电源是否打开、卫生是否干净、饮水机水桶里的水是否用完，上班前要打开总经理办公室空调，下班后关闭。

凡是前来拜访公司领导的客人，前台文员把客人带至会客区接待，然后通知接访的领导，经领导同意之后，将客人请入总经理办公室。

外来人员或公司人员进入总经理办公室放置文件或物品，必须通过档案管理员，或在档案管理员陪同下共同进入。

总经理办公室内的绿植应保持新鲜、旺盛的生长状态，对于发黄、枯萎的绿植，保洁员要及时向人力行政部反映，联系绿植公司进行保养或者更换。

4、开放办公区的管理

开放办公区由各工位人员自主管理，人力行政部监督检查。员工有爱护办公区域内各种设施设备、办公物品的责任，对办公用品妥善保管使用，不得无故浪费与丢弃。

办公桌上应保持整齐、干净。桌面不得随意堆放文件、报纸及其它杂物，应按规定整齐摆放电脑、文件框、电话、笔筒、台历、水杯等物品。离开座位后，必须将椅子归回桌子下方，办公桌上不得留有杂物。

不得在墙上张贴与工作无关的物品及图片。保持地面干净整洁，不得有果皮纸屑等杂物。

办公区不得大声喧哗，打电话时不得使用免提，接电话时铃声最多不得超过三声，说话声音尽量放小。

与同事进行工作交流时，必须走到被交流人座位处，低声交谈。

公共办公区域严禁吸烟，吸烟应到指定的吸烟区。

员工工作时间不得在办公室化妆、吃零食等。

员工原则上不得在办公区域内就餐。

下班离开后需关闭电脑、灯、空调及其它用电设备。

公共卫生区域由人力行政部监督，随时保持整洁。5、会客室/洽谈室的管理

前台文员负责会客室/洽谈室管理，客人离开之后，应将椅子摆放整齐，将客人用后的纸杯放置垃圾桶里。

洽谈室严禁吸烟。

洽谈室环境应保持清洁与整齐。6、会议室的管理

保持会议室整洁，保证室内灯光、音响、空调、投影等设备正常运行。

会议室为公司级、部门级、临时性会议召开的地点，由人力行政部负责统一管理。

公司级会议布置及会后清理由人力行政部负责妥善安排。

部门开会使用会议室需提前到前台文员处登记，如发生冲突，人力行政部协调安排。部门会议由申请部门自行布置，离开前负责清理、收拾、关灯、关空调。

临时性会议使用会议室要求同上。7、资料室（档案室）的管理

由资料室由档案员负责管理，离开资料室时，务必关灯、关空调、锁门，人力行政部将对资料室不定期检查。

各部门使用指定的档案柜，并以备注标签进行识别。

使用人负责定期对档案柜进行整理，保持整洁。

资料室不得乱堆放图纸、文件。8、门户的管理

钥匙由人力行政部指定人员保管，备用门卡及钥匙由人力行政部负责人保管。

钥匙需统一编号统一管理。

领用钥匙需进行登记，如员工离职时需交回钥匙。

人力行政部负责对大门进行统一管理，下班后由专人负责锁好大门。