第二章_会务工作课件(共46张PPT)《秘书实务》同步教学（高教版）.pptx

第一节

会务管理

·这里就是天目湖风景区了，这次会议

就要在这里召

开......

第二章会务工作

■天目湖风景区会务组办公室：

王俐：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定不能出任何差错，省市旅游部门主管领导、宋董事长和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。现在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责会议记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向书格式，会后若有客户要求洽谈合作事宜，也好先签一份意向书，为进一步合作打基础。后勤组要与他们风景区的服务部门加紧配合，一一落实客户的各项服务；特别是会议的值班与保卫工作，那是丝毫差错也不能出的地方，一定要亲自实地审查。下面我先发一份“会议事务处理规定”单，两个组要一一对照落实，填好后交给我，若有什么落实不了的，我好赶紧上报处理。“

项目

审核备注

会议名称

会议时间

会议主题和议题

与会单位和人员

人数

主持人及工作人员

会议资料

会议事务处理规定会议计划检查要点：

(一)节

◆(一)会议筹备及活动审核要点：

◆议程安排

◆会议应发资料

◆会议记录安排

◆幻灯或录影设备

◆会场预订

◆制作来宾名册

◆纪念品的制作与发放

◆预订回程票

·会场布置

·宴会及座位顺序

安排

·新闻摄影

·酬谢金

·住宿安排

·胸章名牌

·看板和标示板

·支付食宿费用及

出纳

·会议值班及保卫

相关知识：

(一)会场布置

◆要根据会议

的规模、性

质和需要来

布置。不同

的布置形式，

体现的意义、

气氛和效果

均不相同。

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·相对式：

·主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分

为礼堂形、教室形、

弦月形。

(1)会场布置方式

◆教室形会场

弦月形会场

·:不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。

全围式

半围式：

◆介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。

分散式：

◆将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。

·其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。

(2)会议座位安排

◆提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。

◆主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。

·首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图：

·⑤③①②④(单数)⑥④②①③⑤(双数)

·会场人员座次安排：横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。

(3)会场气氛布置

◆会场气氛直接影响到

与会者的情绪，这关

系到会议的效果。营

造良好的会场气氛，

是秘书人员创造力和

想像力的重要表现。

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·会标将会议的全称

以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。

全国美国经济学会会长扩大会磨

21世纪初世界经济格局与中美经贸关系高级论坛

主办全国美国经济学会承办：西南财经大学

·会徽即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集，如北京2008奥运会会徽“中国印”。

·其他灯光，要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，

蓝、绿、紫庄重