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行政管理部职责

(一)总则

第一条为加强公司行政事务管理，使公司内部治理制度化，提高办

事效率、降低行政成本特制的本规定。

第二条本规定所指行政事务包括：海报打印制作、办公及清洁用品

管理、库房管理、报刊及邮发管理、职工工作餐管理、会议会务管理

工作、办公区域绿植监督管理、公车使用及日常的维护保养、公司公

共区域卫生清洁工作、电子设备的日常维护保养、房屋及停车场所得

修缮维护、公司安排的临时工作等。

(二)海报打印张贴管理

第三条海报的打印素材由广告宣传部门提供。

第四条行政管理部根据海报的要求对提供的素材进行调整，上传给

制作单位。

第五条行政管理部审核制作单位制作小样，合格后取回。制作加工

成海报悬挂在指定地点。

(三)办公及清洁用品的管理

第六条办公用品的购发：

1.每月月底前，各部、中心负责人根据本部门所需采购的办公用品制

定《物品申购单》；

2.行政管理部指定专人制定每月办公用品及其他物品计划及预算；经

行政总监审批后负责将办公用品购回，并根据申购单通知申购部门，

申购部门填写物品领用单，领取使用。

3.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单

和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

4.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质

优、库存合理、开支适当、取得正规发票、用品运输保管完好；

6.负责管理发放办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。

出库一定要由领取人员签字；

第七条清洁用品的购发：

1.清洁用品根据保洁实际工作需要统一购买、建立账本，办好入库、

出库手续。

2.清洁用品要根据性质分类、注意防腐蚀、防火、防潮等安保工作。

3.清洁用品分批分次的想保洁人员发放，出库单一定要有领取人签

字，并由卫生管理员监督其合理使用。

(四)库房管理

第八条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐

卡。

第九条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，入库时要当

面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清

点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交

货人提出并通知有关负责人。

第十条物资入库后，应当日填写帐卡。

第十一条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，领取人

当面清点签收。

第十二条库房物资一般不可外借其他公司，特殊情况须由行政管理

中心总经理经理批准，办理外借手续，约定归还日期，方可借出。库

房保管员负责催促归还事宜。

第十三条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、

计算准确，不得随意涂改。如有更改应在更改处加盖记账人员名章或

者签字。

第十四条库存物品应至少每月盘点一次，做到账实相符、账账相符。

第十四条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备

消防设施，做到防火、防盗、防潮。

(五)报刊及邮寄收发管理

第十五条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及

预算，负责办理有关订阅手续。

第十六条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登

记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报

刊管理人员统一保管、存档备查。任何人不得随意将报刊挪作他用，

若需处理，需经总经理办公室主任批准。

第十七条行政管理部前台岗位负责为各部门登记管理收发信件、邮

件。

1.私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。

2.所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责

寄发；

(六)职工餐的日常管理

第十八条公司给员工提供中餐及晚餐。均采用对外承包方式。

第十九条由前台人员根据到岗及来访客人情况，填写用餐明细表，

根据明细表按人份定制自助餐午餐及晚餐。

第二十条行政管理部工作餐外联人员负责每日工作送餐签单，并根

据职工用餐的具体情况对菜品的品质、口味、种类等进行记录，及时

与送餐店长联系，及时调整菜品。

第二十一条行政管理部外联人员根据每周送餐单据及送餐公司提供

的发票填写报销凭证，行政总监审核后，上报财务资产管理部报销付

款。

(六)会议会务管理工作

第二十二条公司日常例会：行政部外事接待人员负责准备会议室，

安排会间的服务工作。

第二十三条新闻发布会：公司新闻发布会统一部署，行政部外联人

员负责大会前的沟通协调等工作。会议当天主要负责安排车辆接送及

嘉宾用餐等工作，会后负责结账及报销。

(七)办公区域绿植监督管理

第二十四条公司绿植管理及维护工作由外包单位负责，