机关干部的会务工作指导手册 附内容解读 (参考范本).pdfVIP

机关干部的会务工作指导手册（参考范本）

会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。在工作中摸索出

会务工作流程，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。

Ol谋划会前准备

会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一

个环节，对可能发生的问题超前谋划。

会务工作流程图

会前准备

制定会议方案

拟

定

方

案

分解工作任务

分工落实

会中服务

组做维

织好护

会会会

议议场

报签秩

道到序

会后工作

（一）制订方案

会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人

员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可

操作性强，并须报经相关领导审定。会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开

会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。

（二）明确任务

在会议筹备阶段，主要有以下任务：

1.

起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、

参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要求表达准确、条理清楚、言简

意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等

容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：XX办公楼六楼第三

会议室。

2.

下发会议通知。会议通知有电话、短（微）信、书面及内网邮件等多种方式，可

视情况选用一种或同时使用多种。下发通知一定要注意：一是必威体育官网网址，涉密会议不能通过

短信、微信发布。二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。对于书面通知，要制

作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。通过电子邮件发送，要采取保留回

执发送方式。采用短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。

3.落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实。对参

会人员名单要仔细核对，确保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会

议主持人报告。

4.

协调出席领导。根据会议要求，以当面报告、电话、短信、微信等多种方式，提

请领导出席会议。着重向领导提醒会议时间、地点、主要参加（部门）人员及议程等。

1

在会前约小时再以适当方式提醒领导会议时间。

5.

预订会议室。会议时间确定之后，要立即与后勤、物业等会议室管理服务部门联

系，预订会议室，并请物业服务人员协助做好保洁、桌椅摆放等先期准备工作。若有外

单位人员参加，要提前制作好引导牌。

6.

编印会议须知。对于全省业务工作会议、全行干部职工大会、年中工作会等较大

型会议要编印会议须知，须知编排要用词准确、表达清晰、周到简洁。主要内容包括：

会议纪律要求、日程安排、作息时间、参会人员名单、分组名单、食宿或乘车安排、值

班电话、会议工作人员名单及联系方式、注意事项等。

7.

制作会议证件。根据会议需要制作代表证、出（列）席证、出入证、工作证、车

辆通行证等各类证件。证件制作要结合会议主题