6 信息管理_2 课件《管理秘书实务（二版）》同步教学（人民大学版）.pptxVIP

管理秘书实务

（第二版）

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第6章：信息管理;6.3信息的整理;二、信息分类方法

（一）字母分类法

字母分类法是按照字母的排列顺序分类。

1．优点：

（1）不需要索引卡片；（2）分类规则容易掌握，操作简单；（3）能与地区或主题分类法结合运用。

2．缺点：

（1）查找信息须知道姓名或单位名称、标题；（2）某个字母下排列的信息较多时，查找费时；（3）大型系统使用时，很难估计每一字母需要的存储空间。;（二）地区分类法

又称地理分类法、地域分类法，是按信息产生形成所涉及的地区或行政区划等特征，将信息分为各个类别，按字母的先后顺序排列。

1．优点：

（1）便于查找具有地区特性的信息，如某一地区内的有关公司信息、销售信息；（2）分类方法容易掌握。

2．缺点：

（1）采用地区分类法需要有一定的地理知识；（2）只适用于某些单位或部门。;（三）主题分类法

主题分类法是按信息内容进行分类的方法，主要根据信息内容的主题和标题分类。

1．优点：

（1）相关内容信息材料集中存放；（2）信息能按逻辑顺序排列；（3）方便检索。

2．缺点：

（1）分类标准不好掌握；（2）标题不能很好地反映主题时，归类不易准确。;（四）数字分类法

数字分类法是指将信息以数字排列，对每一通讯者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别。

1．优点：

（1）信息按数字从低到高顺序排列，规则简单；（2）简便易行，适宜于电脑储存；（3）适合于大型信息系统；（4）通过在后面添加号码进行存储扩展。

2．缺点：

（1）查找信息需参照索引卡片，花费时间；（2）如果分类号码有误，查找信息麻烦。;（五）时间分类法

时间分类法是按信息形成日期先后分类的方法，要以年月日的自然顺序排列。

1．优点：

（1）可用作大型信息系统的细分；（2）一个案卷内部的信息可按时间排序。

2．缺点：

（1）需与索引系统配合使用；（2）仅适合于时间特性强的信息，如每年的会员资格。;6.3.2信息筛选

1.信息筛选的步骤

（1）看来源

（2）看标题

（3）看正文

（4）决定取舍

;2.信息筛选的方法

（1）类比法

（2）查重法

（3）时序法

（4）专家评估法。

（5）调查法

（6）老化规律法;6.3.3信息校核

1.校核的范围

校核的范围包括：信息中所需用的事实、观点、数据、图表、符号，以及时间、地点、人物等。

2.信息校核方法

（1）溯源法

（2）比较法;（3）核对法

（4）逻辑法

（5）调查法

（6）数理统计法

6.3.4信息综合

1.信息综合的步骤

（1）充实内容;（2）综合分析

（3）提出意见

（4）对不完全的信息材料进行修正、增补，进行精加工

2.信息综合处理的常用方式

（1）根据信息所具有的兼容性，把来自不同角度和各个方面的信息兼收并蓄，从而发掘事物整体的内在规律性。

;（2）把无序的信息围绕一条主线有机地组合起来，系统地揭示事物的本质特征。

（3）对内容相互对立的信息，既要有保留发挥，又要有摒除否定，在表现内容对立的信息中探求实质。

;（4）对信息价值进行思考，做出合乎逻辑的推导和升华，达到举一反三、见微知著的效果。

（5）在纷杂的信息中，选取能够反映事物总体特征的具有代表性的个别信息，通过这种信息来比较全面地认识一个系统的大体情况。以上诸方式可根据不同情况，灵活选用。;3.信息综合应注意的问题

（1）把握、消化初级信息

（2）确定信息的主题

（3）刻意布局

6.3.5信息编写

1.信息的编写步骤

（1）确定主题;（2）分析材料

（3）进行材料组合

2.信息的编写方法

（1）汇集法

（2）归纳法

（3）纵深法

（4）连横法;