秘书处理工作(ppt44张).pptVIP

;第六讲文书工作;一、文书工作概述

秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上（“文来文去”）;（一）文书与文书工作;“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”

——国务院办公厅修订的《国家行政

机关公文处理办法》第5章第22条;公文处理程序示意图;文书工作的任务;（二）文书工作的作用;（三）文书工作六项原则;（四）行文关系与行文制度;行文关系与行文制度;案例二则;二、发文处理;二、发文处理;B.审核、签发：

关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则，进行综合审查与核定。

签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。

关于公文签发的权限。

签发文书3项要求（认真；明确；规范）;C.印制、校对

对印制工作的要求——内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。

校对非常重要，也最容易出差错，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。

校对3种方法——

a.对校法。

b.折校法。

c.读校法（两人合作）。;D.用印、登记

发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期（“骑年盖月”）；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。

登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。

一般应使用《发文登记簿》，一文一页登记表，其项目有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。;E.封发、传递

封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点；b.写封；c.填写发文回签单（也叫《发文回执》）d.装封；e.加封。

传递。根据文件???级高低和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有必威体育官网网址设施的传真机、计算机网络）。

传递文件3条基本要求：迅速及时；安全必威体育官网网址；手续完备。;;三、收文处理;（一）收文处理5环节

（二）各环节操作程序与注意事项

A.收文、阅文：

a.收文。包括签收、分类、登记3流程。

检查、清点无误后方可签字。;对所收文件进行正确分类。;b.阅文

阅文是秘书办文的一个先决条件。

阅文的基本要求：“四看清”——性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与必威体育官网网址时限。

阅文“三法”：

a.泛读法；

b.跳读法；

c.精读法。;B.筛选、传阅

a.筛选的基本要求

经筛选，一般将文件分为三类：

(a)必阅件——领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。

(b)批办件——需要领导者审阅和批示的文件。

(c)参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。

秘书的提炼、综合；加写“内容提要”。;b.传阅

（a）传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件（大致4种）。

（b）传阅方式：

直接送传；专人送传；集中传阅。

（c）传阅注意事项：

掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；

遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式”方式，严禁“横传”；

掌握传阅情况，防止文件失控。

为此，必须使用规范的传阅单。;;;批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅（室）主任负责。

（讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？）

（练习：如果您是职大校长办秘书，请对人文学院关于组织游览市容的请示写一个30—50字的拟办意见）;b.拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式;拟办意见签署形式

;C.批办意见的内容：

该文由何单位（部门）、何人负责办理；

如何办理、办到何程度；

对下级请示予以答复的原则性意见；

重要文件和急件的办