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务流程图:
委托方---电传.电报.信函等---委托方---船务公司受理---复函代理确认---致电船长---通告港口.海关.海事.边防.检疫.装卸公司.商检等业务主管部门及货主—船舶抵港派员登轮洽谈---提出实施方案---委托实施---自行验收---递交船方(或船东)---验收签字---向委托方收取费用。
一.商务
商务人员负责船舶航次代理中港口使费.备用金的报价.索要;所代理船舶的各种货运单证以及统计工作。
收到委托方地船舶代理委托后,对其委托进行审核,包括船舶规范,来港任务,和约主要条款,来港,去港,以及预抵时间等,确认无误后,接收委托书。
商务报价:
船舶使费报价主要项目包括:港务费.拖轮费.检验检疫费.系解缆费.停泊费.交通通讯费.杂费.代理费.等等。因业务需要还可能产生如下费用:租船费(出海检疫).移泊费.困难作业费.护航费(船长超过250米/载货超过80000吨/载运一级危险品).为油栏费(危险品船).理货费等。
船东保护代理报价主要项目:
A换船员:食宿费.签证费.交通费.边防费.代理费等
B上备件:交通费.租船费.报关.报检费.仓储费.代理费等
C加淡水:淡水费.加水劳务费等
催收备用金:发送报价单并得到委托方无异议后确认后,立即将公司
FULLSTYLE发送至委托方,根据确认金额催收备用金。
搜集.整理.核对引航站.理货公司.装卸公司.拖轮公司.检疫站.等送来的费用单,将其逐航次归纳。
待费用到齐,制作单航次航次结账单一式三份,一份连同费用单装订成本寄给委托方结算,一份与费用单复印件装订成本,作为航次结算档案,一份留存备查。船舶离港后,30天内把航次结算单制作完毕,费用结算应按照“多退少补”为原则。
负责公司合同和协议的管理。
负责印章.空白单证的管理。二.计划调度
负责公司所有船舶的动态管理,负责日常值班电话及高频电话的接听,负责代理船舶的靠泊计划工作,为船舶联系补油.补水等工作。
迅速.详细的书面答复船公司来电询问的本港港口情况.费率.装卸率等情况。
委托关系确认后,主动与各有关方(包括船东.租家.发货人.收货人及货代)联系,了解各有关方的要求,并获得船舶.货物的资料。
与船舶取得联系,及时将进港指南传真(电传)至船舶,向船方了解预报(确报)抵港时间,抵港吃水等情况,并将传真(电传)保存于单船档案袋中。
缮制进港申报,根据港口习惯(日照港为船舶预抵7日内/航程不足7日的在驶离上一港),将填妥地进港申报分送海事局.检疫局.海关.边防.港务局等有关方。(各部门所需单证:海事--进港申报书.船舶规范;海关--进港申报书.作业准单;边防--进港申报书.船员名单.总申报单;卫检
--进港申报书.入境检疫申报单)。
与货主联系,落实货物性质。如果是危险品,协助内勤缮制危险品申报单,并向海事局申报。
及时将进港申报书.进出口舱单.提单.引航通知单.靠泊保证函等资料
落实所代理船舶的靠泊计划后,及时通知各有关方,并将传真(电传)留存于单船档案袋中。
保持与船舶.船东.货主.货代地联系,船舶靠泊计划落实后,立即通知各有关方。
船舶靠泊前一个工作日内,向外勤通报委托方及各有关方的要求及注
意事项。
每日早9:00前将必威体育精装版船舶动态如预抵/预离时间.预完货时间.开工头数.作业进度等等报送更有关方。
电话.传真.高频联系各有关方。三.外勤
船务外勤是船舶代理公司为抵港船舶提供现场服务的第一线人员,是船务代理公司的主力,其业务素质地高低,服务质量地好坏,直接反映出船代公司的服务水平和是否具有竞争力。外勤负责登轮办理船舶进出口手续,协调落实船舶作业计划,送递有关单证,完成船方委托事项,掌握船舶作业进度,缮制装卸时间事实记录等工作。
登轮准备
接到计划调度转交的单船工作记录本,认真仔细了解船舶规范,来港任务,委托关系合同主要条款,检疫资格等。
联系计划调度.综合服务,了解各有关方委办事项,收取船舶邮件,物品。
联系商务了解进出口货物单证情况及备货情况,有关货物单证预送海关.作业公司及理货公司(如需)。
登轮工作
应在船舶抵泊位前到达码头,协调码头.货主.理货.商检.各联检部门与船方的关系。
登轮时,须与船长核实如下信息,并在单船记录本上做好记录,同时电话通知值班调度。由值班调度向委托方第一时间发送船舶的靠泊
(离港)动态报。
A船舶抵港情况记录
B船长临时委办地其他事项
C向船方索取相关联检单证,并检查其准确性。如装货,将装货清单递交船长(大副),如卸货,将正本舱单从船上取下,叫内勤。
D 与船长共同签署装卸准备就绪通知书,一份交船长,一份传送委托方,并留底。
E 办理船舶吨税申请手续,船长递交的海事声明签证手续,安检复查手续。
F 办理船舶进口手续。
G 正常情况下,每日至少
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