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高效会议实务

一、会议概述

（一）什么是会议

会议是一种群体沟通的方式。从字面含义上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。因此，会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。

人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。公元前681年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。

整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少？从中央到地方一年要开多少会？这是一个无法统计的数字。《现代快报》2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息：1999年，北京只有一二百家服务于会展的专业公司，而2005年竟达到4000家以上。会议养活了如此之多的服务公司，形成了滋生腐败的温床。2011年，中国首个《中国会议蓝皮书》

在京发布，蓝皮书指出，目前我国每年举办的各种会议多达几千万个，年均增长20%。

在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。2011年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，53.6％的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。具体而言，

57.4％的人每星期平均开会2次以上。受访者中，40.8％的人是企业职员，300％的人是事业单位员工，12.9％的人是政府机关工作人员。另外，只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变成职场“恐会族”。

（二）会议的作用

（三）会议的时机选择

1、适于开会的情况

发起人想从参会者那里获取信息或建议；

发起人想让参会者参与解决问题或制定决策；

领导者需要听取下属的工作汇报并监督工作进度；

有问题需涉及不同岗位员工或多个部门协调解决；

发起人有重要事情需要把参与人集中到一起传达；

领导者需要公开表彰先进以激励士气等。

2、不适于开会的情况

?已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论；

?会议成本太大，或还有比开会更好的办法；

?所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好；

?所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围；

?发起人对要解决的问题已经作出决定；

?大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前需要时间平静。

（四）会议的成本分析

一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文

山会海”的成本是：

时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。

而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且，会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。

金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资＋场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等

的成本。

效益成本＝参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。

机会成本＝开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＋不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户＋不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。

日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分

日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分

配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资的

3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，

是因为劳动产值高于平均工资；乘

是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常

性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本

越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分

明显。

二、会议为什么低效

《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。

（一）从会议要素的角度来分析

会议的主要要素有：主题、议程、参会人、主持人、记录人、时间、地点等。我们从这些角度，对会议低效的原因分析如下：

1、无主题或议题繁