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日常工作的一般沟通方法

一、请示与汇报工作

（一）请示的方法

对于那些刚刚进入职场的人来说，哪些事要向上司请示，哪些事可以自行处理，是一件很难把握的事情。如果你自行处理，上司可能会问“为什么不先请示？”如果你经常去请示，他可能又说“你怎么没有一点主见，什么事都来烦我？”

那么，到底哪些事需要向上司请示，哪些事你自己可以自行处理呢？一般来说，规定属于你职责范围内的日常工作，你可以自行处理，无须请示上司，只有遇到新情况或新问题，你自己不能作出判断时，才需要请示上司。但问题是在实际工作中，处于“见习期”的新员工职责范围往往不是很明晰，这就给工作造成很大的困惑。

了解上司对自己的期望是新员工做好自己工作的前提。如果你了解了上司的要，你就无须向上司请示，不给他添麻烦，否则，你就一定要请示，按照他的指示去做。由于上司的精力有限，有时也不方便作指示，所以，你在去请示上司之前，最好自己先打好腹稿，这样当上司面对你的请示也感到为难的时候，你可以说出自己的想法，供上司参考，而不是当甩手掌柜，把问题全部上交，让上司为难。

（二）汇报的方法

对于一般的工作，上司将它交办给你之后，他对工作的进展不一定很清楚。如果你不给他报告，他就不知道工作是否已经完成。所以，原则上一旦完成工作你就向上司报汇。如果你被上司催问“你工作进展如何”时才汇报，这对于你来说是不称职的表现。

一般来说，上司的口头指示你就用口头汇报，书面指示必须书面汇报。对于那些周期长、情况比较复杂而又比较重要的工作，不仅在完成之后要有书面汇报，在中途还要有不定期的口头汇报。

二、说明与提建议

（一）说明的方法

员工在工作中需要经常做说明，比如，向客户介绍新产品的性能，或自己有了一个新的产品营销设想，需要向上司和同事作说明。你在说明之前，首先自己要了解被说明的内容，知道它的来龙去脉。如果要要说明的事情比较复杂的话，那还需要列提纲，做好相应的准备工作。为了让对方完全了解你要说明的事情，在说明时应注意以下几个问题。

1.用通俗的语言解说

在一般情况下不要使用对方可能不理解的专业术语进行交流，如果没有通俗的说法，那就要对这个术语进行补充说明。另外，除非是外籍人士或习惯讲外语的人，不要在句子中夹杂外语单词。

2.用具体的事情解说

如果条件许可，使用实物、照片、地图、图表、统计数据、比喻等来解说，就会容易给对方留下深刻的印象。

3.按照一定的顺序解说

在向对方解说之前，自己要理好头绪，这样就能按一定的时间顺序或空间顺序进行解说，否则有可能造成对方理解上的混乱。

所有的说话内容都可以用一定的时间和空间顺序或者事物的内在顺序进行组织。像时间，我们既可以按照过去、现在、未来的方式组织，展并说话内容，也可以采取完全相反的顺序而在空间顺的方式上。

4.用对比的方式解说

用对比的方法更容易让人理解新鲜或陌生的事物，比如说客户的办公室面积是本公司的两倍等等。

5.用不同的角度解说

在说明过程中，如果能变换角度，特别是站在对方的立场上来说明，不仅容易被对方理解，也容易让对方接受，甚至改变原来的看法。

6.说明时也解答问题

在说明过程中，对方可能会提出疑问，你一定要给予积极的回答。这种回答问题的形式，可以弥补你说明的不足之处。

（二）给上司提建议的方法

1.建议的方式

对于公司员工来说，在给上司提建议时，应尽量让上司做“选择题”，避免做“回答题”。

公司总裁秘书刘军在与长风公司总裁秘书聊天时，得知万里公司老板的父亲下个星期满八十大寿。如果刘军这么向自己的老总提建议：“听长风公司的人说，万里公司老板的父亲下个星期满八十大寿。我们是否要准备点贺礼？”那对于老总来说，刘军这种建议没有任何意义，因为万里公司是本公司的最大客户，老总得知这信息之后不可能不去祝寿，既然要去祝寿，自然要准备寿礼，所以，刘军一开始就应该知道，即使自己不问，老总也肯定是“要送”。刘军在这种情况下应该直接提出具体建议，比如他可以这么说：“我听长风总裁办小谢说，老爷子喜欢书法，我们给他送一套文房四宝，您看如何？”自己只提建议，决定权还是交给上司。也就是说，在这种场合，只让上司做“行”或“不行”的选择就行了。如果你是一个经验丰富的公司员工，那你提出的建议上司多半会说“行！”如果上司对你说“这事你就看着办吧！”那就说明上司基本信赖你了。

2.提建议时应注意的问题

a说话尽量婉转

一般来说，部下给上司提建议是尽一个公司员工的责任。但上司毕竟是上司，地位高于普通员工，作为接受方，尽管上司的理智告诉他你的建议是合理的，但在感情上他还需要有一个接受的过程，所以，一些上司对部下的建议都会出于本能要反驳几句。为了不让自己的好心被当成“驴肝肺”，你给上司提建议时必须注意自己的措辞和说话的分寸。

特别是提一些有关原则性或决策性的建议之前，你一定要做些铺垫