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销售内勤人员管理制度

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为进一步规范项目部基础管理工作，增强全体员工的管理意

识，提升全员的管理水平，促进后期各项工作的扎实开展，现针

对内、外勤的信息沟通及传递、配合与协助等相关工作内容规定

如下：

第一章内外勤交接

第一条、对于紧急要求反馈的相关资料，项目部内勤下发到

所有外勤人员的邮箱后，要通过微信平台或电话的形式通知到项

目部经理和办事处主任、项目经理。要求认真对待并及时反馈，

确保汇总资料质量并及时上报各相关部门，如因不及时反馈对整

体工作造成影响，项目部将报请各级领导视具体情况予以考核；

第二条、所有外勤人员需要内勤人员协助处理的重要文件，

包括传真、快递、电子邮件等，发出后一定要落实到项目部内勤

的接收人员并与具体经办人做好工作对接，同时以短信或微信平

台的形式（内容为：文件名称、分数或页数、需要办公室协助处

理的人员、需要完成的时间等）与内勤主任进行信息沟通，以督

促落实和办理；

第三条、所有内勤人员在收到外勤人员的重要文件后，第一

时间在工作日记上做好记录，同时放入到“待处理文件夹”中，

直接送入相关领导办公室待审批，特殊情况可通过电话或短信、

微信平台的方式向项目部经理汇报。如在一个工作日内未能呈送

相关领导并传递相关信息，第一次处以100元罚款，重复发生

则从重处罚；如出现重要文件丢失并对市场工作造成重大影响，

将视情况严重程度进行处罚。

第四条、所有项目经理与办事处主任在微信平台确认相关项

目事宜和其他相关内容时（如在飞机上）除外或参加重要会议不

方便使用微信时，要提前加以说明情况。如不存在上述情况外

30分钟内没有答复，内勤将以默认的形式处理，出现一切后果

全部都由项目经理和相关负责人承担。

第五条、为了及时有效的对外勤在外所需费用的补充，现规

定每月在18日前提前做好票据报销的粘贴工作交到内勤人员，

如不按规定粘贴或没如期上交票据的，内勤将不予接收。对于强

制报销的公司规定只给予报销费用的80%。

第六条、所有外勤人员应以电话或短信和微信平台的形式收

集所负责项目的相关信息第一时间与内勤对接，如相关负责人没

有及时对接内勤而导致问题的发生，项目负责人承担一切责任。

第七条、所有外勤人员用于接待或其他原因没有相关规定的

票据证明时或请示费用时，应按公司要求编写相关报告，要求字

迹清晰，内容表达明确。如不符合规定内容的报告内勤将不予受

理。

第八条、有关与客户需要沟通确认的事项，外勤人员沟通确

认后反馈至内勤，内勤人员根据不同情况1~2个工作日配合解

决。

第二章内勤职责

第九条、重点工作时间节点要求

1、合同管理

1.1、合同评审在五个工作日内严格按照公司生产管理系统

录入合同和补充合建立并及时更新同台账；

1.2、合同通过评审完成后下发到相关部门进行排产（如遇

特殊情况需要提前排产的将转发到综合管理部安排提前排产），

并跟踪生产进度；

1.3、销售合同、技术协议及往来函件要在收到第一时间进

行存档；

1.4、内勤与项目负责人通过沟通确定产品的实际交货时间

与地点后，及时反馈给相关部门进行合理安排。

2、投标及资质审核和招投标网站维护

2.1、接到投标文件两个工作日内，完成投标前期授权书、

保证金的办理工作；若遇紧急情况按投标要求的时间完成相关工

作；三个工作日内，根据开标时间及项目需要完成投标所需资料

的提供、偏差汇总以及标书制作工作（完成时间可根据具体实际

情况如国网批量制作时进行合理安排），并由内勤主任审核后转

发给项目负责人。

2.2、在每月30日将各项目及网站资质审核；国家电子商务

平台资质信息维护；南方电网阳光平台资质信息维护；其他网站

资质审核及信息维护建立和维护电子版资质文件，并及时更新和

补充。

2.3、按照市场时间要求，提前一个工作日完成相关入网资

料的提供办理工作；

2.4、每个季度末，与**公司相关工作人员沟通，刷新投标

资质；

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