审计利用Excel透视表模拟帐套操作.pdfVIP

审计根据取得科目余额表及序时账模拟看帐软件

一、数据准备

首先，从客户ERP软件导出全年的科目余额表和序时账，为后续模拟看帐软

件做准备。

（一）在导出科目余额表时设置查询条件为：

查询期间：查询年份1月-12月

科目级次：1-N级，其中N为能选择的最末级

*包含未记账凭证

*注意勾选未记账凭证

（二）在导出序时账时，设置的查询条件为：

查询期间：查询年份1月-12月

*包含未记账凭证

*注意勾选未记账凭证

二、处理数据

将科目余额表和序时账中的小计、合计行删除。将两张表放在同一个工作簿

中。

三、数据透视

利用Excel2013数据透视表的多表分析功能，将两张表放在数据模型中建立

关系，从而将序时账中的凭证分录链接到科目余额表。

根据上述要实现的功能，步骤很简单的分为：

将数据加入模型

建立关系

透视

（一）将数据加入模型

（1）将科目余额表加入数据模型

1.先将科目余额表加入数据模型，点击表格“科目余额表”—选中科目余额

表中的全部数据（可点击数据区域任意处后按ctrl+A）

2.将选中的“科目余额表”数据加入数据模型，点击【插入】-【表格】-【数

据透视表】，在弹出的【创建数据透视表】窗口中勾选【将此数据添加到数据模

型】-【确定】

如图示：

操作完成后，数据透视表的右侧【数据透视表字段】弹出框中显示【活动】

和【全部】两个选项卡，点击【活动】可以看到只有刚才加入的“科目余额表”

数据，并被命名为了【区域】。而点击【全部】则与【活动】结果一致，均为【区

域】，也就是当前活动数据区域就是全部的内容了，因为只加入了数据模型的一

张。

如图示：

（2）将序时账加入数据模型

1.先将序时账加入数据模型，点击表格“序时账”—选中“序时账”中的全

部数据（可点击数据区域任意处后按ctrl+A）

2.将选中的“序时账”数据加入数据模型，点击【插入】-【表格】-【数据透

视表】，在弹出的【创建数据透视表】窗口中勾选【将此数据添加到数据模型】-

【确定】

两次加入数据模型操作基本一致。当然，如果你取得了辅助核算余额表和明

细表，一样可以按上述操作将其加入数据模型。

这时候，上述两步操作生成了两个透视表，你可以选择其中任何一个作为透

视的基础，而另一个就不删除，放在那不管他。

操作完成后，随便选择一个上述生成的数据透视表，看到数据透视表的右侧

【数据透视表字段】弹出框中显示【活动】和【全部】两个选项卡，点击【活动】

可以看到第一次加入数据模型的“科目余额表”字段标题，并被命名为了【区域】。

而点击【全部】则看到了第二次加入数据模型的“序时账字”段标题，并被重命

名为了【区域1】。

（二）建立关系

（1）新建关系

点击两个数据透视表的任何一个透视区域，Excel功能区显示功能选项卡【分

析】和【设计】，点击【分析】-【计算】-【关系】，弹出【管理关系】窗口，点

击【新建】。

如图示

（2）建立关系字段

我们发现科目余额表与序时账的关联关系可以通过“科目代码”一一对应，

从而将序时账的凭证分录过入到科目余额表。那我们就根据二者的上述故固定关

联关系创建关系。

根据弹出的【创建关系】窗口，在窗口的表（T）与相关表（R）跟别选择之

前加入数据模型的“区域”及“区域1”，二者分别代表“科目余额表”和“序时

账”，只是二者被存在了数据模型中被称为区域。

根据弹出的【创建关系】窗口，在列（外来）（U）和相关列（主要）（L）下

拉列表中均选择之前我们判断出的关联字段，即“科目编码”。点击【确定】。点

击【关闭】。从而两张表被“科目编码”这个纽带字段信息建立起来了关系。

（三）透视

为了透视出来一个类似财务帐套的界面，我们需要在科目余额表下能看到下级明细，

在下级明细下能看到凭证。开始透视。

在【数据透视表字段】窗口中，点击【全部】，展开【区域】（区域实际为科目余额表）

和【区域1】（实际为序时账），将【区域】中的“科目编号、科目名称、期初金额、期末金

额”依次拖动到筛选器的【行】中。顺序不可变动，否则很难看。

如图示：

上述操作是将“科目余额