股东大会会议工作流程范文.docx

股东大会会议工作流程

（内部适用）

时间

工作安排

注意事项

完成情况

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收集会议议题

确定会议议题、制作议案

本月工作总结、上报本月工作计划及预算

预定会议室

根据可能参加会议的人数，预定合适的会议室。

预约见证律师、保荐机构

提醒律师，股东大会需由两名律师见证。

董事会审议通过关于召开股东大会会议的通知

对外公告会议通知和议案

通常和董事会决议一起公告；

会议通知应确定股权登记日及会议登记日。

安排制作会议礼品或纪念品（如需要）

申请截止日的股东名册

在股权登记日之前向中登公司申请

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参会人员的会前提醒

1、电话提醒董事、监事、高管、律师、保荐人会议的时间、地点；

2、确定出席会议的股东、董事、监事、高管、律师、保荐机构等人员；

3、将议案发给律师，并提醒律师准备好法律意见书的签字盖章页（两名见证律师及事务所负责人签字，加盖公章）。

提前安排外地股东、董事、高管行程

1、给在外地的股东、董事、高管预定机票、酒店、安排接送司机（如需要）；

2、确定在外地的股东、董事、高管的行程，并提醒做好相关接待及后勤工作；将相关安排通知外地股东、董事、高管。

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停牌申请

通过业务专区，向交易所提交停牌申请

会议资料准备

1、制作会议PPT；准备股东名册；

2、准备签字笔、纸、名牌。

准备以下会议资料：

1、会议通知；

2、会议议案、附件资料；

3、会议议程、规则；

4、签到表；

5、表决票；

6、会议决议（草稿）；

7、会议纪要（草稿）；

8、公告（草稿）。

会议准备、会议室提前调试

1、通知行政部采购水果、茶点；

2、领取瓶装水；

3、准备投票箱。

调试会议室：调试空调、音响、投影仪、电子牌。

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会场布置、会议安排

提醒司机接送参会人员（如需要）

1、打开空调、音响、投影仪、电子牌；

2、摆放好会议资料、茶点、水果、水。

资料准备

会前资料准备：PPT、通知、议程、表决票、决议、纪要的签名页。

股东签到

1、仔细核对身份证和股东代码卡；

2、授权委托的，需核对营业执照复印件、授权委托书、法人代表证明书、股东卡等资料。

统计到会股东人数及股份数额

会议开始前统计完成股东人数、持股数、持股比例等并提交给主持人宣布

分发表决票

将表决票发给参会股东

纪要

纪要股东发言要点

收取表决票

投票箱

计票、监票、统计票数

注意股东签到人数和表决票数及总股份数是否相符

完成决议、纪要、法律意见书

完成会议决议、纪要、法律意见书

主持人宣读决议并询问股东是否有异议

见证律师宣读法律意见书

董事在决议、纪要上签字

仔细检查签字文件，看是否存在漏签

会场清理

删除重要电子文件等

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会后重要事项

完成公告，并上传至交易所。

27

会议资料整理归档

会议资料内容包括：

1、会议审批单；通知邮件；非直接送达电话确认情况表；

2、会议通知；

3、会议议案、附件资料；

4、签到表；

5、表决票；表决票统计表；

6、会议决议（6份）；

7、会议纪要（2份）；

8、法律意见书（2份）；

9、股东资格的相关资料（身份证、营业执照复印件、股东卡复印件以及法人代表证明书）

10、授权委托资料（身份证复印件、授权委托书，如有）。

决议执行情况跟踪

1、制作会议决议事项执行情况记录表；

2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人，并由其在决议事项执行情况记录表上签收。

1、跟踪决议执行进度；

2、记录决议执行结果。

特别注意事项：

议案名称与投票顺序应保持一致；

提醒所有董事、监事、高级管理人员必须参加会议；

召开股东会会议董事会是否履行

召开股东会会议

董事会

是否履行

监事会

连续90日以上持有10%以上股份的股东

是否履行

是

否

否

是

股东会议召开通知书等资料

全体股东

股东拟出席会议书面回复

统计拟出席会议的股东所代表的表决权的股份数是否达50%

将会议资料公告通知股东

会议召开前15天发出

通知书送达并确认回签

会议召开前20天发出

否

是

决议提案

普通决议

特别决议

要由代表三分之二以上表决权的股东通过

召集主持

股东大会

(股东大会由全体股东组成。)

要由代表50%以上表决权的股东通过

公司持有的本公司股份没表决权

股份有限公司股东会会议流程