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岗位说明书流程

岗位说明书流程篇一:岗位说明书编写流程

如何编制岗位说明书

一、岗位工作分析

岗位工作分析也就是岗位分析,即是指对某工作进行完整的描

述或说明,以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信

息,从而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源

管理的基础性活动。很多企业由于缺乏准确的工作说明而付出

了很大的代价,结果导致了很多人力资源工作缺乏针对性,难

以开展。那么如何制订岗位工作说明书呢?岗位分析要从以下

八个要素开始着手进行分析,即(7W1H):

WHO:谁从事此项工作,责任人是谁,对人员的学历及文化程

度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。

WHAT:在雇员要完成的工作任务当位中,哪些是属于体力劳

动的范畴、哪些又是属于智力劳动的范畴呢?

WHOM:为谁做,即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户,

也指企业内部的员工,包括与从事该工作的人有直接关系的

人:直接上级、下级、同事、客户等。WHY:为什么做,即工

作对从事该岗位工的意义所在。

WHEN:工作任务应该被要求在什么时候完成呢?

WHERE:工作的地点、环境等。

Whatqualificatiaons:从事这项工作的雇员应该具备哪些资

质条件呢?

HOW:如何从事或者要求如何从事此项工作,即工作程序、规

范以及为从事该工作所需要的权利。

岗位工作分析是一项复杂的系统工程,企业进行岗位工作分

析,必须统筹规划,分阶段、按步骤地进行。进行岗位工作分

析通常使用的方法有:问卷调查、总结分析、员工记录、直接

面谈、观察法等方法。有了岗位工作分析的结果以后,我们就

可以着手制定岗位工作说明书了。

二、岗位工作说明书

也称岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、员工应该做

些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗

位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定,而且在编

制时,要注意文字简单明了,并使用浅显易懂的文字填写;内

容要越具体越好,避免形式化、书面化。

另外,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明

书在制定之后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的

修正和补充,以便与公司的实际发展状况保持同步。而且,岗

位工作说明书的基本格式,也要因不同的情况而异,但是大多

数情况下,岗位说明书应该包括以下的主要内容:

1.岗位基本资料:包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、

直属主管、所属部门、工

资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分

析日期、岗位分析人等等。

2.岗位分析日期:目的是为了避免使用过期的岗位说明书。

3.岗位工作概述:简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明

岗位工作活动的内容,以及各活动内容所占时间百分比,活动

内容的权限;执行的依据等。

4.岗位工作责任:包括直接责任与领导责任(非管理岗位则没

有此项内容),要逐项列出任职者工作职责。

5.岗位工作资格:即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格

条件,主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要

求。

岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处

理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记

录。它是根据岗位分析的各种调查资料,加以整理、分析、判

断所得出的结论,编写成的一种文件,是岗位工作分析的结

果。此外,有必要注意的是,岗位工作说明书的内容,可依据

岗位工作分析的目标加以调整,内容可繁可简。

岗位工作说明书的外在形式,是根据一项工作编制一份书面材

料,可用表格显示,也可用文字叙述。编制岗位工作说明书的

目的,是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职

业指导等现代企业管理业务,提供原始资料和科学依据。

岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档管理。尔后,岗

位工作说明书的编写,也并不是一劳永逸的工作。实际中,当

企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况,更常见的

情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动,甚至于每一次工

作信息的变动,都应该要求及时记录在案,并迅速反映到岗位

工作说明书的调整之中。在遇到岗位工作说明书要加以调整的

情况下,一般由岗位所在部门的负责人,向人力资源部提出申

请,并填写标准的岗位说明书修改表,由人力资源部门进行信

息收集,并对职位说明书做出相应的修改。

三、岗位说明书的填写

岗位说明书的格式可以是多种多样的,关键是要在使用了统一

格式的岗位说明书后,应该用准确、简洁的语言,将上述的五

大部份全部或主要部份加以表述,以便形成规范、准确、使用

方便的管理文件

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