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船舶代理调度工作
步骤
一.填制船舶调度日志和船舶动态表
1.天天早上正常上班前,负责和港方联络,将船舶进出港情况、作业余数、开/完工时间等统计在调度日志上。
2.非节假日时间,依据调度日志填写当日船舶动态表。动态表内容包含前二十四小时之内开航船舶开航时间、完工时间、装/卸或数量、开往港,节假以后第一天上班还应包含节假日期间开航船舶;以后二十四小时内预抵船舶来港任务、预抵时间;当日作业船泊作业进度;锚地船舶情况等。
3.复印船舶动态表交部门经理,由其分发给企业相关责任人。动态表能够以电子形式进行。
二.来电处理
1.收到船长/委托方相关船舶确实报电后,立即以电话形式将确报时间、吃水(如需要)等通知局调、海事值班室等相关方,并在该电文上注明接收电话人及通话时间。同时将确抵日期、吃水等需明确事项统计在调度日志上。
2.收到没有申报船舶来电,立即转计划委托人员。
3.收到有借支要求、需加油等电文,立即通知对外结算人员由其进行必需追加索汇工作,做好已通知统计。待财务落实费用后,通知相关供方进行供给。
4.接到船员入境来电后,负责一直华船员经过总企业拍邀请电。
5.收到委托方/船长要求加水来电,应以电话方法通知供方立即供给,并在原电文上注明做好已通知统计、或在单船作业统计上做统计。
6.收到船方宣载或备妥装卸作业条件来电,按港口通例立即通知相关方,并在原电文上注明通知人及通知时间。
7.收到需转船方船员信件、电文、海图等,在单船作业统计上注明,以提醒外勤转交,并将上述物品合适放置保管。对误投或收信不着函件立即退还经理办。
8.收到船长/委托方要求购置连云港及其它地方海图来电后,通知海事总值班室送船,在原电文上注明通知人和通知时间。如在本港海事采购不着且船舶停靠时间许可,联络其它海图企业购置。如无法购置/购置不着,则复电通知。
9.收到船长/委托方要求验舱、平舱、水尺公估电文后,通知对外结算人员使其了解可能费用发生情况。填写对应申请转检验机构或装卸企业,做好通知统计,申请一份留底。
10.立即处理部门经理转来其它电文。
三.发送信息
1.指泊电
依据船长第一次确报电(来港近也可依据委托方相关确实报电),以电报或电传形式向船长拍发指泊电。指泊时依据来船吃水分别指定对应锚地。如船舶来自国外港,同时索取电检资料。对大型卸货船问询前后吃水、TPC。
2.抵港电
依据单船作业统计内容,在船舶抵港后立即(不晚于半个工作日)以书面形式向委托方汇报以下内容:
1)抵港时间2)船舶存油水
3)船舶前后吃水4)估计靠泊/靠泊时间(如有)
5)开装/卸时间(如有)6)估计完装/卸时间(如可估计)
3.离港电
依据外勤单船作业统计,在船舶开航后立即(不晚于半个工作日)以书面形式向委托方汇报船舶离港情况,关键内容有:
1)装卸完时间2)完装数量(仅装货船舶)
3)存油水量4)前后吃水
5)离港时间6)预抵下港时间
假如船舶下一港为中国港口,同为PENAVICO代理,则船舶离港信息抄报下港代理。如港距短,可电话通知。
4.在港动态电
4.1对停靠作业、锚地作业,依据外勤人员或港方调度提供必威体育精装版船舶动态,天天至
少一次以书面形式向委托方汇报船舶动态。
4.2船舶靠泊作业后,立即(不晚于半个工作日)向委托方汇报靠泊时间,开工时间
及估计完工时间
4.3遇有严重影响装卸进度作业停工情况,立即汇报委托方。恢复作业后,作好作
业恢复通知。
4.4在本港进行非装卸作业(如加油、修理等)船舶,依据委托方具体要求向其
汇报相关动态。
4.5按企业要求,向企业报在港船舶动态。
4.6如有长久委托方要求定时定时向其报送港口相关动态,则按其要求报送。
4.7依据情况,随时向相关发送消息。
5.动态联络合格率
做好船舶信息发送工作,确保船舶动态联络合格率不低于98%。动态联络合格率计算公式:资料齐全、联络立即船舶艘数/代理船舶总艘次×100%。
四.和口岸单位、船方、企业内部信息联络和沟通
1.和口岸单位联络
得到港方调度相关船舶作业计划安排后,立即将计划通知相关检验单位;如有二十四小时之内无法靠泊船舶,将该船舶相关情况通知海事相关监督站,申请缓办进口手续;同时去海关码头值班室办理预办手续,在调度日志上做好统计。
收到来自船方、引水或其它方面报来相关船舶
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