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文件标准化管理规定

TingBaowasrevisedonJanuary6,20021

文件资料标准化管理制度

1目的

为进一步加强文件管理，规范文件流程，提高工作效率和办文效率，充分发挥文

件上传下达的作用，确保公司政令畅通，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司文件资料的管理.

本制度指的文件资料包括公文、管理制度、计划、外来文件和资料等。

3职责权限

行政办负责以公司名义上报、下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、归

档和销毁。

其它各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理，行政办负责文

件资料审查、打印、校对工作。

各部门的对外文件，经行政部文字格式的审核，上报主管副总经理审批。

4术语定义

公文——指总公司在处理各种公务时使用的应用型文书，包括：决定、决议、

通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

管理制度——指要求公司成员共同遵守，按一定程序工作、达到一定标准，并

进行考核的文件。

计划——指总公司为完成一定时期内的工作任务，而事先做出安排的文件。

5工作内容及程序

文件资料的编写格式

5.1.1文件资料的用纸标准

一般用型A型纸张。图样表格等不宜减小时，该页必须按以上尺寸折叠装订。

4

5.1.2文件和资料章、条、款的编排规则

5.1.2.1根据文件内容的编排划分，章就是一个章节，包括条和款，条是章的一

个部分，款就是章或条的一个层次。

5.1.2.2章用阿拉伯数字表示，第一章就用“1”表示，以下按顺序依次类推。

“章”应左起空两格书写，右侧空一格写该章的标题，该标题一行书写不够，可另起

一行，但这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编

排。

5.1.2.3“条”用阿拉伯数字表示，分开章的标题另起一行，先左起空两格，书

写该条所处章的编号，后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序，如第“4”章第

一条，就用“4.1”表示，右侧空一格书写该条的标题内容。一章的各条根据需要再

分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则

分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分为2个小条，则

分别表示为“、.1.2”;条一般只划到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层

次的内容用“款”的形式进行叙述。一章的各条和下一层次再分的条有无标题，原则

上应一致，条一般要求都有标题，“款”没有编号。

5.1.2.4“章条”编号最尾阿拉伯数字右下角不加小圆点，“章条”具体内容的

第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。

5.1.2.5公文的编排格式可不执行以上条款。

5.1.3文件资料的字体、排版、装订标准

5.1.3.1文件资料正文为三号仿宋字体、标题为二号宋体加粗；A4型纸左右页边

距为上页边距为26mm、下页边距为26mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm，普通

文件上下行距为26磅，红头、黑头文件上下行距为单倍行距；公文排版按印刷的标

准纸张使用。

5.1.3.2文件资料印刷的文头文头字一律套红印刷、文头文字与正文用红线隔

开，一般占文头纸三分之一，函件文头一般占文件首页，文头纸的五分之一或四分之

一。

5.1.3.3文件资料的页面、页眉、页脚编排格式见公司VI形象设计中相关规

定。

5.1.3.4文件资料一般左侧死页装订成册，一些处于需持续改进或修订的文件资

料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。

文件资料的编写格式及内容

5.2.1公文格式及内容

公文一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印

章、成文时间、附件、抄送机关，印发机关和时间等部分组成，格式要求参照5.1.3

规定。

5.2.2管理制度格式及内容

管理制度一般由标题、目的、适用范围、职责权限、术语定义、工作内容及程

序、考核标准及办法、引用文件、相关记录等部分组成。