印章管理作业指引.docx

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印章管理作业指引

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日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修订内容

修订人

审核人

批准人

流程概况

流程目的

为加强公司和所属项目公司印章管理，规范印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和废止，特制定本制度。

流程风险

无

流程范围

项目公司对各类印章的刻制、发放、保管、使用及废止。

定义

1、印章的定义：是公司和所属项目公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司、项目公司权利义务有关的文件上，需以公司、项目公司、有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

2、项目公司印鉴的分类：

1）公章按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司、项目公司正式印章。

2）业务专用章代表和行使某项专业内容和权利的印章。包括财务专用章、财务结算专用章、人事专用章、合同专用章、房户销售专用章、房屋租赁专用章等。

3）部门章刻有部门名称的印章，不具备对外法律效力，主要在公司、项目公司内部使用或各部门对外的一般业务联系。

4）法定代表人私章、手签条形章法定代表人私章为刻有法定代表人名字的印章，主要用于签发法人授权委托书、银行支票及报表等；法人手签条形章为法定代表人签字样式的印章，仅用于签订购房买卖合同。

流程主导部门

集团行政部

流程参与部门

其他各部门

上游流程名称

下游流程

数据来源

流程KPI

责任部门/岗位

数据来源

印章使用差错率

集团行政部

流程关键点

关键点说明

备注

印鉴的申请、刻制与废止

4.1

印鉴的报备

4.2

印鉴管理

4.3

流程图

无

职责

3.1各部门

3.1.1.

3.1.2.按规定保管业务印章及

3.2.集团行政部

3.2.1.负责审核项目公司相关部门的刻章需求

3.2.2.负责公司

3.3.集团财务管理部

3.3.1

3.3.2.负责公司财务专用章、法定代表人财务印鉴私章

3.4.集团总裁

3.4.1

3.4.2负责审核相应的用印章申请。

工作程序

印鉴的申请与刻制、废止

申请

集团及项目公司各部门印章的申请：各部门可申请刻制公章、法定代表人私章、财务专用章及必要的销售专用章、部门章等，由使用部门填写《刻制印章申请表》，报集团行政部、使用部门部门总监/分管副总裁、行政部门总监/分管副总裁、总裁/董事长批准。

刻制

公司印章的刻制由集团行政部统一负责，行政部根据经审批的《刻制印章申请表》办理印章刻制。刻制标准应符合国家相关规定。印章刻制后由集团行政部发文启用。

4.1.3领用

印章刻制好后，由制印人填写《印章登记卡》，并留印模后，交由印章管理人、责任人签名领用。

4.1.4丢失、损毁、被盗

公司印章在遇到丢失、损毁、被盗的情况时，印章管理者应在三个工作日内向公司递交专题报告，详细说明有关情况，由集团行政部、使用部门部门总监/分管副总裁、行政部门总监/分管副总裁、总裁批准。集团行政部根据领导批示依本制度办理改制，改制后的印章需与旧印章加以区别，同时对旧印章做出废止处理。

4.1.5废止

由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交集团行政部处理，并在《印章登记卡》相应栏目办理交接手续。公司印章废止应在废止日起三个工作日内将《印章登记卡》复印件报集团行政部备案。除特别需要，由集团行政部将废止印章保存三年，然后报集团领导审批后再行处理。

4.2项鉴档案

4.2.1集团行政部应将每个印章登入《印章登记卡》内，建立公司印鉴档案，并根据印章的变更及时更新档案信息。集团行政部应于每年1月15日前将印章档案报集团部门总监/分管副总裁备案。印章档案应永久保存。

4.3公司印鉴管理

公司印章由集团行政部归口管理。其主要职责包括：根据需要，确定项目公司印章的种类、范围、数量；组织印章的报批、刻制、发放、停用和收回、销毁；管理印章档案；管理项目公司公章，负责公章用印；检查印章管理制度的执行情况。

公司印章必须设专人保管，公章由行政部印章管理员保管，法定代表人私章由总裁保管，财务专用章由财务管理部负责人保管，法定代表人财务印鉴私章由财务管理部出纳员保管，业务专用章和部门章由职能部门指定专人保管。

公司印章使用必须严格执行用印审批和登记程序，用印申请人必须提交由用印部门经理、部门总监/分管副总裁和总裁的《用印申报单》或《文件呈报表》，并填写《公司印章用印登记表》，印章管理员施印时必须认真核对审批文件或《用印申报单》与《公司印章用印登记表》上的内容是否一致严格把关。

公司印章的使用原则限在公司内，不得将印章携带出公司以外使用。

公司不允许开具盖有公章的空白委托书、证明书、介绍信，严禁在空白表格、空白纸张上加盖公章。

项目公司的总经理为公司该公司印章管理的第一责任人，总裁为集团印章管理的第一责任人