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营区物业服务物业服务档案的建立与

管理

目录

第一节档案管理机制2

一、档案管理机构的设置及基本要2

二、档案管理人员职责3

三、档案管理内容3

四、归档及保存年限6

第二节物业服务档案的建立7

一、档案资料管理工作内容8

二、档案资料管理工作要8

第三节档案资料管理的要点9

一、档案资料管理的要点9

二、档案资料管理流程措施9

三、档案资料的分类16

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第一节档案管理机制

一、档案管理机构的设置及基本要

（一）档案划分及管理

1.档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学

技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文

字、图表、声像等历史记录。

2.公司设立档案室，隶属于综合管理部，并设置档案管

理人员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制

定明确的档案管理人员岗位职责，档案管理人员必须严格履

行职责。

3.公司档案根据其重要性和必威体育官网网址程度分为公司级和部门

级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号

和标签，并建立电子与纸张分类目录。

（二）各部门资料管理

1.公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确

的档案管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案

与公司档案归口管理。

2.各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，

实行统一的标准分类管理。

（3）档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规

定执行。

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二、档案管理人员职责

1.负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；

积极开展档案的提供利用工作；

2.认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌

握归档的基本方法，保证档案质量。

3.定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如

有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分

过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材

料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认资料，应当附

上抄件。

4.归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，

再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有

资料都能随手而得，避免盲目查找。

5.做好必威体育官网网址工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防

尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6.每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》

做好文件索引，以便查阅。

三、档案管理内容

（一）档案质量

1.档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，

字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料

的内容。

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2.档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档

案文件要进行修复处理。

3.档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件

材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4.档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有题名

的，由档案人员根据内容拟定标题。

5.档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

（二）立档

1.档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，

附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿

件排列在定稿之后。

2.跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批

复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立

卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一

年立卷。

3.档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸

在前，收文在后；内部制发文件，发