地产办公用品管理制度.docx

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XXXX有限公司

编号：XXXX-XZ-

版本：

生效日期：

管理体系文件

办公用品管理制度

发放编号：

编制：

审核：

批准：

版本修订记录

序号

修订日期

修订内容

修订人

版本

备注

办公用品管理制度

编号：XXXX-XZ

版本：1.0

生效日期：

1

目的

按需计划，按需采购，按需发放，规范办公用品的管理。

适用范围

适用于集团总部及所属全资和控股城市公司，各专业配套公司参照执行。

术语定义

普通办公用品

消耗性办公用品：签字笔、圆珠笔、自动铅笔芯、橡皮擦、订书针、大头针、回形针、凤尾夹、胶水、胶纸、双面胶、涂改液、记事贴、标签纸、记事本等；

非消耗性办公用品：剪刀、计算器、直尺、订书机等；

部门办公物品：裁纸器、点钞机等。

专业办公用品

财务类办公用品：账本、凭证、报销单据、装订机等；

工程类办公用品：函数计算器、专用画笔等。

职责

公司类别

部门名称

具体职责

集团总部

行政管理中心

负责集团总部办公用品的统一采购、存储和发放管理；

负责管理与维护办公用品台账，对办公用品的使用情况进行分析，并合理控制。

各中心

对办公用品的合理使用和控制，防止浪费。

城市公司

行政管理部

负责集团总部办公用品的统一采购、存储和发放管理；

负责管理与维护办公用品台账，对办公用品的使用情况进行分析，并合理控制。

各部门

对办公用品的合理使用和控制，防止浪费。

管理制度

办公用品采购

工作事项

步骤

责任部门/人

标准

办公用品的需求统计

填写《办公用品计划表》根据企业实际情况确定是否需要此步骤，部分企业直接由管理部门定期补充库存。

根据企业实际情况确定是否需要此步骤，部分企业直接由管理部门定期补充库存。

各部门

办公用品管理员

各部门每季度末25日前按下季度需求，填写《办公用品计划表》和《专业办公用品计划表》，经部门负责人签字后交行政管理部（城市公司交行政部）办公用品管理员。

汇总办公用品计划

办公用品管理员

办公用品管理员于每季度末27日前，汇总各部门提交的需求计划。

核查库存，填采购申请单

办公用品管理员

汇总需求后，核查库存量，优先从公司内部进行办公用品的调剂；

如公司无相应办公用品或储备不足，则申报采购程序；

办公用品采购时，常用办公用品申报的采购量需保证公司一个季度的使用需求。

办公用品的采购

申请采购

办公用品管理员

采购审批程序同“资产采购流程”采购程序根据公司实际情况变更，可为“易耗品采购”或定期供应商配送定期结算，总体来说避免简单事情复杂化，但要考虑到费用可控避免浪费的原则，并将《办公用品采购申请单》作为附件上传。审批权限按【组织权责管理手册】执行。

采购程序根据公司实际情况变更，可为“易耗品采购”或定期供应商配送定期结算，总体来说避免简单事情复杂化，但要考虑到费用可控避免浪费的原则

执行采购

物品采购员

审批完成后由采购员执行采购；

申请采购专业办公用品的部门应当依情况派专业人员协助采购。

办公用品领用

办公用品必须用于工作，按需领用，避免浪费。

类别

步骤

责任部门/人

标准

季度领用

办公用品整理

办公用品管理员

根据各部门《办公用品计划表》，整理各部门办公用品并通知领取。

领取与核对

各部门领取人

办公用品管理员

领取时对照《办公用品计划表》，按实际领用数量登记至《办公用品领用登记表》，并签字确认。

日常领用

申请、领取、登记

各部门

办公用品管理员

向办公用品管理员提出申请，管理员整理后通知领取，申请人领用登记。

/

更新库存信息

办公用品管理员

及时更新库存信息并做好记录。

办公用品保管

流程类别

要点

责任部门/人

标准

办公用品的入库与盘点

验收入库

办公用品管理员

新采购的办公用品，管理员须及时办理入库、验收手续。

出入库登记与盘点

办公用品管理员

做好办公用品的入库、出库明细登记。库存数量不足时，须及时提出采购需求；

每年12月20日前盘点时间根据实际情况确定，可与资产盘点一并进行管理员需做好库存物品年终盘点，并制作《办公用品库存清单》，将盘点情况上报行政管理部负责人（城市公司报行政部经理）。

盘点时间根据实际情况确定，可与资产盘点一并进行

/

保管责任

使用人

个人领用的办公用品，由个人负责保管；

部门领用的办公用品，由部门领导指定专员负责保管。

/

离职人员办公用品归还

离职人员、

办公用品管理员

离职员工在离职前，将保管的办公用品归还至办公用品管理员处；

办公用品管理员将归还物分类并做好记录，依具体情形进行再次利用，或者作报废处理。

/

办公用品管理员工作交接

办公用品管理员

办公用品管理员