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巧用微软Office办公软件快捷键几招

2006-3-17

Word和Excel现在是我们办公时使用最多的软件了，但你是否找到了一些使用上的捷径呢？这里我向你传授几招，肯定会给你操作带来方便。

1、打开智能标记菜单可以用快捷键

如果将智能标记配合键盘快捷方式使用，就可以节省许多时间。当键入可被智能标记识别和标记的文字时，一个蓝色的小方框(智能标记指示器)将出现在该文字下方。使用箭头键，可以将光标移到标记的文字上，然后按下Alt+Shift+F10，此时就可以从操作菜单中选择所需的操作了。

2、轻松显示功能键的作用

大家对于功能键最熟悉的莫过于F1(帮助)了，那么，若要查看Word的其他功能键，只要按如下操作即可清楚显示。方法是点击Word菜单栏上的“视图→工具栏”，如果在其弹出菜单中显示有“功能键展示”，则勾选该项。若没有，则选择“自定义”菜单项。在弹出的“自定义”对话框中，切换至“工具栏”标签页。在该视图中的下

拉列表内勾选“功能键展示”复选框，“确定”退出。其后，在 Word文档视图下端就会看到F1~F10的功能显示。

3、快捷键改文字的大小写

选择想要更改文字的大小写,只要按下Shift+F3就可以了。每按一次，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。

4、一次保存多个打开的文件

如果你知道“秘密(Secret)”键，就可以一次性保存或关闭所有打开的文档。

操作方法是：按住Shift键，单击文件菜单时，在文件菜单中将出现两个的选项：全部关闭和全部保存。

关闭文档前Word将提示你保存你所做的改动。

全部关闭命令在Excel中同样起作用。

5、为常用的符号定义快捷键

我们通过激活“工具栏”中的“符号栏”，虽然可以很方便地插入其中显示的符号。不过，对于其未列出的符号，就只能一步步地运行插入命令，来寻找自己所需要的符号了。其实，我们可以为那些你经常使用到的符号定义快捷键。点击Word菜单栏上的“插入→符号”，弹出“符号”对话框，在“符号”标签页，用鼠标激活列表框中预设的符号后，点击下端的“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框。把光标插入点置于“请按新快捷

键”编辑框中，其后直接按键盘上准备设置的快捷键，最后，点击“关闭”按钮退出。如要定义多个符号快捷键，则重复多次如上操作即可。当切换到“特殊字符”标签页中，会看到Word已为事先定义好了“不间断字符”、“段落标记”等符号的快捷键，只需按设置操作即可。