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XX络技术治理企业文件及档案论文

一、现行文件和档案治理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业治理信息系统（MIS的

建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，

但有两点内涵是共同的，即其一，治理信息系统的建立是依托于

企业治理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化

开始，应用商品化的会计软件治理帐务、应收和应付帐款及固定

资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务治理电算化，运

用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技

术扩展到采购、销售、库存及人事治理。运用计算机实现财务治

理及这些治理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业治理的

效率。最后，再把计算机技术运用于生产治理，实现生产计划编

制和生产指挥调度的计算机化①；其二，治理信息系统的职能主

要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项治理所需要

的，是企业治理运用计算机技术的直接体现和必定结果。

档案治理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计

及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工

具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，

利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，

用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征

和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；

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其三，用计算机对档案治理中形成的各种数据或情况，包括入库

与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统

计。

总之，在计算机技术应用于企业治理之初，现行文件和档案

是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件治理

工作。

二、现行文件和档案治理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案治理是具有承继联系的密不可分的两

个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工

作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状

况。因此，为了实现现行文件和档案治理不同阶段文献信息资源

的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，

就需要加强现行文件和档案治理综合应用计算机技术的研究，开

发文档治理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购

买了文档治理一体化系统软件，进行现行文件和档案治理的综合

化治理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档

案自动化治理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档治理一

体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机治理系统软件的结

构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案

手工治理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工治理

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更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案治理基本

理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，

GJ科委在召开了全国CD应用工程工作会议，会上宋健主任指

示：这件工作要请GJ技术监督局和GJ档案局参加。GJ档案局

很重视电子文件的治理问题。1996年9月成立了“电子文件治

理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全

国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的

《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及治理要求》

试行稿GJ标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为

实现我国电子文件治理规范化和现代化探究办法和积存经验。③

1998年8月11日－13日，GJ档案局档案科学技术研究所召

开了电子文件治理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子

文件归档及电子档案治理概论》和《办公自动化电子文件归档及

电子档案治理方法》、《CD电子文件光盘存储、归档与档案治理

要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998

年8月18日－20日，