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贵州省制药行业档案管理规范

（试行）

1.引言

1.1为了加强全省制药行业档案工作的业务建设，逐步实现制药企业

档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为企业生产、经

营、管理、发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案

条例》等有关规定，制定本规范。

1.2本规范适用全省各制药企业的档案工作。

2.制药企业档案工作的基本任务

2.1贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件

材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制

度。

2.2统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和

提供利用工作。

2.3指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整

理及归档工作。

2.4组织企业档案人员业务培训。

3.档案工作体制

3.1企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作

领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案

管理工作网络。

3.2企业根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门

统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职

能。

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4.制药企业档案管理制度

4.1文件材料归档制度，主要包括归档范围、归档时间、归档要求和

移交手续。

4.2档案整理制度，主要包括档案分类方案、档案整理标准、案卷排

列方法、档号编制方案。

4.3档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

4.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

4.5档案必威体育官网网址制度，主要包括档案的必威体育官网网址措施和对档案人员的必威体育官网网址要

求。

4.6档案鉴定销毁制度，主要包括鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、

鉴定时间和销毁要求。

5.文件材料的归档

5.1归档范围：在企业管理、经营、生产、科研、基建等活动中直接

形成的具有保存价值的各种门类、各种载体的文件材料均应列入归档

范围。(参见附录A)。

5.2归档时间

5.2.1企业在党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管

理工作中形成的文件材料在次年六月底以前归档。

5.2.2产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目

鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项

归档。

5.2.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时

登记，安装调试后三个月内归档。

5.2.4会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一

段时间后向档案部门移交，保管时间由企业自行规定。

5.2.5电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间

一致。

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5.2.6磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结

束后及时归档。

5.3归档要求

5.3.1归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有

益于长久保存。

5.3.2归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的

文件材料归档。

5.3.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族

文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题

后归档。

5.3.4归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门

需要的可适当增加份数。

5.3.5两个以上单位合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，

主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文

件。

5.4移交手续

5.4.1文件材料归档时，由承办部门填写《归档材料移交清册》（一式

二份）。(格式见附录B)

5.4.2承办部门与档案部门根据《归档材料移交清册》进行清点，确

认无缺后，双方在《归档材料移交清册》上签字确认。

5.4.3《归档材料移交清册》由承办部门和档案部门各存一份备查。

6.档案的整理

6.1档案的分类

6.1.1档案分类方案

6.1.1.1企业应以本企业全部档案为对象，依据企业管理职能和档案

形成特点，参照《贵州省制药企业档案分类方案（参照方案）》(附录

C)，制定企业统一的分类方案。

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6.1.1.2分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明。

分类层次不宜过多，一般为三级。

6.1.1.3根据分类方案设定类别符号。可采用汉