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不速之客的原因及解决方法
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突然有人来拜访你,只借用你一分钟时间可以吗?或者说你是一个经理人,你把门大开着,就是欢迎来打扰。不速之客会造成你时间管理不当。对于突然造访的不速之客,及由于敞开门户而来的不速之客,有不同的解决方法。一个高效率的现代人,要学习如何去应对不速之客。
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突然造访的不速之客
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1.解决的方法
突然有人来造访你,“只借用你一分钟时间可以吗?”只占用你一分钟时间,这绝不表示你会只花一分钟的时间解决问题。
应对这种情况可以有以下几个解决方法。
(1)延后处理
遇到不速之客干扰时,如果需要可以另外安排谈话的时间,即延后处理。你可以说:“对不起,我们改天或者什么时候再来讨论这件事情。”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上,表示你会守信用。
(2)把访客转交给别人
经常是访客来找到你,明明不是你的事情,那你可以转交给别人来处理。如果可能,鼓励部属自己去寻找答案,或寻求找其他的同事帮助。
(3)另外安排时间
可以另外安排时间,重新安排与不速之客见面的时间。要定一个时间上限,这样你可先安排好多次谈话的时间,访客在你结束见面之前也才不会感到意外,如果你对谈话的时间没有把握的话,绝对不要因为迟疑而不敢发问。
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2.回答问题
对于有很多人说我可以打扰你一分钟吗?在你回答有或没有之前,永远要问:什么事?对于不速之客的问题,回答时应注意:
(1)简明扼要
如果你可以回答而不至于打断正从事的工作,千万要扼要地回答,然后双方都可以继续做自己的事情。有人到你的办公室来,你甚至可以站起来跟他讲话。如果你坐着,就是给那些不速之客机会。
(2)长话短说
一个你以为可以很快问完的问题,有时常常会变成一个比较复杂的问题,例如与访客谈了几分钟以后,你发现这个事要多花点时间,你就可以说:
◆我原以为这是个简单的问题,但现在看起来问题有点复杂了,对不起,我早该问你花多少时间。
◆我12点以前要完成老板交给我的任务,把你的事情延期到明天好吗?
◆坦率直言,你可以开门见山地说,我真的不想让你扫兴,但是我现在真没空,希望你能够见谅,或者希望你能够谅解。
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门户开放的不速之客
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1.浪费时间的原因
浪费时间的第二个原因就是敞开你的大门,门户开放等于是听命于别人,这种方式可以让需要找你的人都能够找到你。但是在很多情况之下,你却变成了公然欢迎别人的打扰对象,你把门打开了,不速之客当然会进来。
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2.解决的方法
(1)学会过滤
◆让部属安排见面的时间。如果没有助理的时候,一开始就设好时间。
◆当这个不速之客要找你谈话时,你可以到别的办公室去谈,或者站起来说话。
◆不速之客如果是你的上司或你的老板,你要尽早谨慎地提到你正在替他进行的工作及完成期限,询问自己是否可以晚一点去他的办公室以便讨论别的事情。
(2)不要让别人找到你
不算是很好的方法但却很有效的做法就是不要让别人找到你。因为你的工作特别是你的职位越高,你的工作任务越重,你的时间就越宝贵。不让别人找到你,即不干扰别人也就不被别人干扰。
如果一个组织认为需要强化有形的门户开放政策的话,你和所有的同事就必须发挥相互尊重的精神,留意他人的作息时间,不要让自己变成干扰者。
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