TSYA-CXWJ-04文件控制程序.pdfVIP

1目的

文件和资料是指导本公司开展检验活动的依据和证明性材料。为了对管理体系文件的批

准、更改、评审、发放、回收、处理等事项实施限制，确保公司有关的活动场所，均能得到

和运用现行有效版本。

2适用范围

2.1适用于管理体系实施中涉及和形成文件的限制（包括：质量手册、程序文件、作业指导

书、软件、档案类文件、文件编号规则等）；

2.2适用于公司外来文件的限制（包括：法律法规、标准、规范、图纸等）。

3职责

3.1质量负责人:负责质量文件的组织编写、修订、审核、宣贯；

3.2技术负责人:负责技术文件的组织编写、修订、审核、培训；

3.3经理:批准、发布各类质量管理体系文件；

3.4综合办公室:负责全部文件的发放、回收、复制等过程限制管理；

3.5各部门和岗位:负责文件的执行，并提出改进建议。

4工作程序

4.1依据文件的性质，管理体系文件分为质量文件和技术文件：

4.1.1质量文件：质量手册、程序文件、质量安排、质量记录模板等。

4.1.2技术文件：检验标准、检验方法、操作规程、技术记录模板等。

4.2依据文件的来源划分，管理体系文件分为内部文件和外来文件。

4.3内部文件的编制、修订、审核、批准和发布

4.3.1质量方针、目标由经理亲自主持制订，经领导层集体探讨后，由经理颁布，向全体员

工宣贯；

4.3.2质量负责人负责各类质量文件的编写、修订、审核、宣贯，由经理审批和颁布；

4.3.3技术负责人负责各类技术文件的编写、修订、审核、宣贯，由经理审批和颁布；

4.4记录模板

质量记录模板，由质量负责人依据体系运行的详细要求设计内容、格式，经经理批准后运

用，以保证质量记录的规范、合理、相宜性；

技术记录模板，由技术负责人依据技术工作的详细要求设计内容、格式，经经理批准后适

用，以保证检验过程可追溯性的实现；

记录模板经设计审批后，由综合办公室对空白表加盖“受控章”后备案，实际运用的记录与

备案的记录表式保持一样；记录模板若修改需经批准，重新备案，撤回原备案表格。

4.5内部文件的修订和维护

4.5.1质量手册由质量负责人组织综合办公室进行修订，并维持其现行有效；

4.5.2程序文件、作业指导书由质量负责人、技术负责人组织修订,并维持其现行有效；

4.5.3文件的修订由综合办公室详细实施。

4.6文件的受控

内部文件全部受控管理，外来文件依据其属于质量文件还是技术文件，分别由质量/技

术负责人推断是否纳入受控管理。资料管理员负责建立全部文件、资料的账目及明细。

4.7文件的分发

4.7.1文件须要下发时，内部文件由文件编制人填写《文件发放范围审批表》，报文件批准

人批准后，由资料管理员加盖“受控”印章，编制发放编号后，依据批准的发放范围发放，

领取人签字确认。外来文件由资料员登记后，进行文件编号，填写《文件发放范围审批

表》，报质量负责人批准后发放。

4.7.2资料管理员建立保存有效文件的发放清单，防止运用失效文件，使下发文件始终处于

受控状态。

4.8质量文件的替换和更改

4.8.1资料管理员负责技术文件资料有效性确认，通过检测室主任跟踪标准或规范必威体育精装版出版

信息。

4.8.2须要替换或更改的技术文件通过检测室主任提出申请，经技术负责人批准,由资料员

登记编号下发运用。

4.8.3文件须要变更时，由文件变更提议人或文件变更提议部门提出变更申请，由原文件审

核批准人组织审核和批准。变更申请中应说明更改的理由和更改的方式，必要时应提出书面

依据及背景材料。

4.8.4文件的变更由综合办公室进行详细实施并尽快发布变更后的文件，同时回收作废的文

件。

4.9文件的作废

4.9.1过期失效的技术文件，由检测室主任向技术负责人提出，经技术负责人批准，由资料

管理员收回注销。

4.9.2过期作废的文件资料，资料管理员刚好从作业现场收回，防止误用。如需保留一段时

间，应有明显“作废”标记，以示区分。尤其在标准合订本中，有关作废文件应予以标明。

4.10文件的保

4.10.1作废后的管理体系文件均保存适当的期限。保存期限依据文件的重要程度定，一般

为3～5年；

4.10.2管理体系文件的归档，由资料管理员负责建立全部受控文件的清单和非受控文件的

清单，清单中明确保存期限；

4.10.3管理体系文件应平安贮存，防潮、防火、防虫、防遗失，编号登记保管；

4.10.4公司人员借阅文件资料应办理借阅手续，经综合办公室主任批准后借阅；外部人员

借阅应经公司经理批准；

4.10.5超过保存期的文件资料，由